Veelgestelde vragen over Subsidieregeling Dordtse Culturele Basis

Zo biedt de gemeente organisaties op tijd duidelijkheid over het toekennen van subsidies. Organisaties die voor het eerst structurele subsidie ontvangen, hebben dan tijd om zich voor te bereiden op de nieuwe periode. Organisaties die nu subsidie ontvangen maar straks niet meer, krijgen tijd om af te bouwen. Ook vraagt het college advies aan een externe adviescommissie, en dat zorgvuldige proces kost meer tijd.

3 musea (Dordrechts Museum, 't Hof van Nederland en Huis van Gijn) vallen onder de gemeentelijke organisatie en hoeven geen subsidie aan te vragen. Verder zijn er organisaties die niet onder een van de functies vallen. Zij kunnen wel voor andere subsidieregelingen in aanmerking komen.

De adviescommissie bestaat uit 7 leden: Stephanie Afrifa, Mark Benjamin, Ingeborg Dijkman, Laura Holleman, Ine Lamers, Guido Severien en Jan Kees de Zeeuw (voorzitter). Het is een groep met een mix van kennis en ervaring uit Dordrecht en daarbuiten, en bijna alle leden hebben ervaring met adviseren in adviescommissies.

In de definitie gaat het om klassieke muziek met crossovers, en dit soort festival hoort specifiek bij de Dordtse Culturele Basis. Andere festivals in Dordrecht vallen onder het evenementbeleid.

Je moet alleen de activiteiten voor het eerstkomende jaar gedetailleerd beschrijven. Belangrijk zijn het type activiteiten en de frequentie, een eventuele samenwerkingspartner, de manier van samenwerken en je bijdrage aan de keten, en de thematiek waarmee je aan de slag gaat.

De activiteit moet voldoende passen bij het DNA van Dordrecht. Dit staat toegelicht in de volledige subsidieregeling, en het nieuwe merk van Dordrecht kan je inspiratie geven.

De adviescommissie beoordeelt op 6 beoordelingscriteria en geeft maximaal 10 punten per criterium. Je moet per criterium minimaal een 5 scoren en in totaal minimaal 36 punten. Aanvragen binnen dezelfde functie worden gerangschikt op totaalscore, waarbij de hoogste score de subsidie krijgt. Bij gelijke scores wint de aanvraag die het best past bij het Dordtse DNA, en bij nog een gelijke stand volgt een loting.

De adviezen en beschikkingen maakt de gemeente niet openbaar. In het subsidieregister vermeldt de gemeente wel de naam van de organisatie, soort subsidie en het verleende subsidiebedrag.

Elke aanvrager krijgt een kort gesprek met de adviescommissie van maximaal 15 minuten, waarbij de commissie vragen stelt. Je mag geen nieuwe documenten indienen en geen pitch of presentatie geven.

De gemeente helpt bij vragen over het proces, maar niet met de inhoud van je aanvraag. Dit is om alle aanvragers een gelijke kans te geven.

Nee, je aanvraag moet in één keer compleet en volledig zijn. Je kunt later geen stukken aanleveren of wijzigingen doorgeven, omdat de adviescommissie na de deadline alle aanvragen in één keer beoordeelt volgens een tendersysteem.

Het eerste jaar mag gedetailleerder zijn dan de rest. Er zijn geen speciale eisen, maar zorg dat de begroting voldoende gespecificeerd en toegelicht is, zodat duidelijk is hoe je de kosten en inkomsten opbouwt en op welke aannames of berekeningen je die baseert.

Omdat het een exploitatiebegroting is, is het totale plaatje belangrijk. Je begroot de exploitatie en specificeert daarbinnen de projecten, en dit geldt ook voor het dekkingsplan.

Baseer je meerjarenbegroting op het gepubliceerde subsidieplafond, zowel voor inkomsten als uitgaven, en ga niet uit van indexatie. De gemeenteraad beslist elk jaar rond juli over het indexatiepercentage, en dit is voor de komende jaren nog niet bekend.

Ja, horecakosten mag je opnemen in de begroting. De gemeente verleent alleen subsidie voor redelijk gemaakte kosten die direct verbonden zijn met de uitvoering van je functie.

Het budget voor deze regeling is voorlopig op, waardoor de regeling stilstaat. Je moet in je meerjarenbegroting niet uitgaan van de productieregeling.

Je bent verplicht relevante wijzigingen op inhoud en financiën te melden, bijvoorbeeld wijzigingen die invloed hebben op de programmering, begroting of bedrijfsvoering. Dit doe je via het subsidieportaal, waarna de gemeente hierover met je in gesprek gaat.

Jaarlijks is er een tussentijds gesprek waarin de voortgang wordt besproken, waarvoor je een beknopte jaarrapportage aanlevert. Na 4 jaar doe je een aanvraag tot vaststelling met een inhoudelijk en financieel eindverslag en de jaarrekeningen. Bij subsidies van € 80.000 tot € 200.000 is een beoordelingsverklaring van een accountant nodig, en bij subsidies vanaf € 200.000 een controleverklaring, beide alleen over het laatste subsidiejaar.

De subsidieverplichtingen zijn inspanningsverplichtingen, geen prestatieverplichtingen. Als je organisatie de plannen niet uitvoert, kan de gemeente de subsidie lager vaststellen, maar je hebt wel de plicht je best te doen om de plannen uit te voeren.

De gemeente kijkt dan naar de inspanningen die je organisatie heeft gedaan en de omstandigheden. Daarom zijn de tussentijdse gesprekken en het melden van wijzigingen belangrijk.

Ja, je kunt binnen 6 weken na de beslissing bezwaar maken tegen het besluit.

Het college kan de subsidie geleidelijk afbouwen als een organisatie minstens 3 jaar subsidie heeft ontvangen en het jaar daarop niet meer. Dit hangt af van zaken zoals de financiële situatie van de organisatie, contractuele verplichtingen, afhankelijkheid van subsidie en hoelang de organisatie al subsidie ontvangt.

Dat wordt bepaald na evaluatie van dit nieuwe proces.

Scoort je aanvraag op 1 van de 6 eisen minder dan 5 punten, dan krijg je geen subsidie. Scoort je aanvraag minder dan 36 punten in totaal, dan krijg je ook geen subsidie.

Nee, je hoeft nog niet helemaal aan alle codes te voldoen. Je moet wel uitleggen hoe je deze codes toepast, waarom dit nog niet helemaal lukt en hoe je hier in de toekomst aan gaat voldoen.