Partners voor Water - Innovaties voor Waterveiligheid en Waterzekerheid

• Onderneming: elke entiteit die economische activiteiten verricht.
• Onderzoeksorganisatie: een organisatie voor onderzoek en kennisverspreiding zoals gedefinieerd in de Algemene groepsvrijstellingsverordening (AGVV), die bijvoorbeeld een instelling voor hoger onderwijs is of (deels) door de rijksoverheid of een andere staat gefinancierd onderzoek doet gericht op het uitbreiden van wetenschappelijke en technische kennis.
• Non-gouvernementele organisatie: een niet op winst gerichte organisatie met een maatschappelijk oogmerk, niet statutair of feitelijk verbonden aan een overheidsinstantie, met rechtspersoonlijkheid in het land van vestiging.

Bij een samenwerkingsverband van deze organisaties treedt een van de deelnemers op als penvoerder en dient deze de aanvraag in. Een waterschap mag wel als partner in zo'n samenwerkingsverband deelnemen (als het economische activiteiten verricht), maar niet als penvoerder. Een waterschap dat publieke taken uitvoert komt niet voor subsidie in aanmerking.

De aanvrager moet uiterlijk op het moment van de beslissing op de aanvraag een vestiging of vaste inrichting in Nederland hebben. Een organisatie die als penvoerder optreedt en op het moment van subsidieverlening geen vaste inrichting of dochteronderneming in Nederland heeft, moet deze vóór de eerste voorschotbetaling wel hebben en behouden tot de subsidieverlening onherroepelijk is.

De haalbaarheidsstudie of het pilotproject moet worden uitgevoerd in een land dat niet valt onder categorie B (conflictlanden en fragiele staten, opgenomen in bijlage 1 bij de regeling); alle overige landen (categorie A) zijn toegestaan.

Personeelskosten

Je kiest zelf één van drie standaard berekeningswijzen voor het uurtarief:

• Integrale kostensystematiek: directe en indirecte kosten per kostendrager worden verwerkt in een tarief per eenheid; dit tarief vermenigvuldig je met het aantal eenheden, plus kosten aan derden die niet al in het tarief zitten. Voor gebruik van deze systematiek is voorafgaande formele goedkeuring van RVO nodig en buitenlandse partners kunnen deze methode niet gebruiken.
• Kosten per kostendrager met opslag: directe loonkosten per uur x gewerkte uren, plus een vaste opslag van 50% van de loonkosten voor indirecte kosten, plus kosten voor apparatuur/materialen (indien apart te onderscheiden in de administratie) en kosten aan derden. Worden er geen loonkosten gemaakt maar wel arbeid verricht, dan reken je met € 65 per uur.
• Forfaitair uurtarief: een vast tarief van € 65 per uur (inclusief indirecte kosten), vermenigvuldigd met de gewerkte uren, plus kosten voor apparatuur/materialen en kosten aan derden.

Materiaalkosten

Projectspecifieke kosten van gebruikte materialen en hulpmiddelen, gebaseerd op historische prijzen. Je geeft een omschrijving, de benodigde hoeveelheid en de prijs per hoeveelheid. Deze kosten mag je alleen apart opvoeren als ze niet al onderdeel zijn van de integrale kostensystematiek.

Afschrijving op machines en apparatuur (kosten van gebruik van apparatuur)

Voor bestaande apparatuur reken je naar rato van de tijd dat de apparatuur specifiek voor het project wordt gebruikt (op basis van de technische gebruiksduur). Voor apparatuur die speciaal voor het project wordt aangeschaft, mag je de afschrijvingskosten of leasetermijnen opvoeren (financieringskosten van lease tellen niet mee). Je geeft aan of het bestaande of nieuw aan te schaffen apparatuur is, de aanschafdatum, de (boek)waarde, het afschrijvingsbedrag over de projectperiode en het gebruikspercentage voor het project.

Kosten van gebouwen en gronden

Kosten van contractonderzoek, kennis, octrooien, consultancy en gelijkwaardige diensten / kosten aan derden

Dit zijn kosten voor producten of diensten die je van derden afneemt, zoals studie- en ontwikkelingsactiviteiten, het gebruik van machines bij niet-deelnemende (publiek gefinancierde) onderzoeksorganisaties, het inhuren van testpersonen, projectspecifieke reis- en verblijfskosten en octrooikosten. Let op: als je kosten voor derden opvoert, moet je overwegen of de leverende partij vervangbaar is. Is dat niet zo, overweeg dan of deze partij als partner in je samenwerkingsverband moet worden opgenomen; dat geeft je project meer zekerheid en past beter bij de beoordeling op samenwerking.

Reis- en verblijfskosten

Vallen onder de kosten aan derden. Je onderbouwt per bestemming: vliegticket (alleen economy class), aantal dagen op de bestemming, hotelkosten per persoon per dag (niet hoger dan het geldende DSA-maximum voor die bestemming), overige DSA-gerelateerde kosten per persoon per dag (zoals maaltijden, ook gemaximeerd op de DSA-norm) en overige niet-DSA-gerelateerde reiskosten zoals lokaal vervoer.

Bijkomende algemene kosten en operationele uitgaven

Wat niet subsidiabel is

• Kosten die niet in het budgetformat zijn opgenomen, komen niet in aanmerking.
• Routinematige of periodieke aanpassing van bestaande producten, productielijnen, fabricageprocessen en diensten valt niet onder experimentele ontwikkeling en is dus niet subsidiabel binnen een pilotproject.
• Baten en opbrengsten die je tijdens de projectperiode ontvangt, worden afgetrokken van de subsidiabele kosten: de subsidiabele kosten worden namelijk gerekend na aftrek van deze baten.
• Kosten die al gedekt zijn door andere subsidies voor dezelfde activiteiten tellen niet dubbel: dat bedrag wordt in mindering gebracht op de maximale PVW-subsidie, om stapeling te voorkomen.

Minimum- en maximumbedragen

De totale subsidiabele kosten van het project zijn minimaal € 25.000. Voor een haalbaarheidsstudie zijn ze maximaal € 250.000, voor een pilotproject maximaal € 600.000.

Het subsidiepercentage hangt af van het projecttype, het type organisatie, de omvang van de onderneming en of u samenwerkt:

Haalbaarheidsstudie (looptijd maximaal 1 jaar):

• grote onderneming: 50% van de subsidiabele kosten;
• middelgrote onderneming: 60% (50% basis + 10% ophoging);
• kleine onderneming (incl. micro): 70% (50% basis + 20% ophoging);
• ngo/onderzoeksorganisatie: 70%.

Pilotproject (looptijd maximaal 2 jaar):

• grote onderneming: 40% (25% basis + 15% ophoging bij samenwerking met minimaal 1 mkb-partij of ruime verspreiding van projectresultaten);
• middelgrote onderneming: 50% (25% basis + 10% + 15%);
• kleine onderneming (incl. micro): 60% (25% basis + 20% + 15%);
• ngo/onderzoeksorganisatie: 60%.

Voor een onderzoeksorganisatie bedraagt de subsidie voor een pilotproject echter ten hoogste 60% van de subsidiabele kosten en voor een haalbaarheidsstudie ten hoogste 70% van de subsidiabele kosten.

De rest van de subsidiabele kosten (voor een pilotproject 40 tot 60%, afhankelijk van uw situatie) moet u zelf financieren. Per samenwerkingspartner die meer dan € 25.000 subsidie aanvraagt, moet u aantonen dat deze de overige kosten kan financieren, via eigen middelen, een derde partij als garantsteller, betaling in natura, of andere fondsen/subsidies voor dezelfde activiteiten. Subsidies van EU-overheden die als eigen bijdrage meetellen, worden in mindering gebracht op het aan te vragen PVW-IVWW-bedrag om stapeling te voorkomen.

Als een gevraagde subsidie niet volledig maar wel voor ten minste 70% kan worden verleend omdat het subsidieplafond bijna is bereikt, wordt met de aanvrager overlegd over een besluit dat afwijkt van het gevraagde bedrag.

• Intake: u vult een intakeformulier (projectidee-formulier) in en stuurt dit naar RVO. Op basis hiervan voert u een verplicht intakegesprek met een adviseur van RVO. Er wordt geen schriftelijk advies gegeven; het gesprek dient om te checken of uw projectidee past binnen de regeling.
• Aanvraag indienen: na het intakegesprek dient u de subsidieaanvraag in met een door de minister beschikbaar gesteld formulier op de website van RVO.

Bij een samenwerkingsverband dient de penvoerder de aanvraag in namens de deelnemers. Elke partner die deelneemt vult en ondertekent een partnerformulier (Partner Authorisation Form), waarmee deze partner de penvoerder machtigt om namens hem subsidie aan te vragen en te handelen in zaken rond de projectadministratie en afwikkeling.

Bij de aanvraag horen onder meer:

• een activiteitenplan;
• een samenwerkingsovereenkomst (bij een samenwerkingsverband);
• een begroting, op te stellen met het budgetformulier ('PVW project budget'), waarin per partner het type organisatie, de gekozen berekeningswijze voor personeelskosten en de kostenposten worden ingevuld;
• overige documenten, waaronder (indien van toepassing) een jaarrekening van de aanvrager of partner die meer dan € 25.000 subsidie aanvraagt, of een door de garantsteller ondertekende 'Third Party Guarantee' als een derde garant staat voor de eigen bijdrage, of een recent bankafschrift als een natuurlijk persoon garant staat.

De verdeling van het beschikbare budget vindt plaats op basis van rangschikking van de aanvragen (tendersystematiek), apart voor haalbaarheidsstudies en voor pilotprojecten, beginnend met de hoogst gerangschikte aanvraag. Is het budget voor een van beide projectsoorten in een aanvraagperiode niet volledig benut, dan kan het restant worden toegevoegd aan het budget van de andere projectsoort, als daarmee nog aanvragen gehonoreerd kunnen worden.