Strategisch Beurzen Programma

Verder geldt:

• de organisatie heeft een internationaliseringsstrategie voor de sector waarvoor subsidie wordt aangevraagd
• de organisatie heeft minimaal 2 jaar ervaring met het uitvoeren van activiteiten op een internationale beurs

Subsidiabele kostensoorten volgens de begrotingsformats:

• Collectieve registratie of deelname aan het beursplatform
• Technische voorzieningen (elektra, verlichting, audiovisuele apparatuur, internet)
• Kosten voor collectieve netwerkactiviteiten
• Kosten voor standbouw van het collectieve deel op het paviljoen/de lounge (inclusief ontwerp-, bouw- en inrichtingskosten en grafische vormgeving/NL Branding)
• Kosten voor grondhuur (grondhuur collectieve vierkante meters)
• Transport, montage, demontage en opslag van standonderdelen
• Huur van ruimten of faciliteiten voor netwerkactiviteiten
• Kosten voor catering, uitsluitend ten behoeve van zakelijke netwerkbijeenkomsten
• Kosten voor digitale en fysieke promotiematerialen
• Kosten voor uren (organisatiekosten): uurkosten van de uitvoerder voor de organisatie van de activiteit, berekend met een dagtarief van maximaal € 700 per dag

Let op: de kosten voor organisatiekosten (uren) en promotiematerialen mogen samen niet meer dan 20% van de totale subsidiabele kosten bedragen. Kosten moeten exclusief btw worden opgevoerd, behalve als de aanvrager niet btw-plichtig is; dan mogen btw-kosten op facturen van derden wel worden meegenomen.

• Categorie 1 (Nederlandse lounges, paviljoens en/of netwerkactiviteiten): het maximale subsidiebedrag ligt tussen € 25.000 en € 49.999.
• Categorie 2 (paviljoens en/of netwerkactiviteiten op een beurs voor een strategisch aangemerkte sector): het maximale subsidiebedrag ligt tussen € 50.000 en € 124.999.
• Categorie 3 (paviljoens en netwerkactiviteiten op strategisch aangemerkte beurzen): het maximale subsidiebedrag ligt tussen € 125.000 en € 200.000.

Bij toekenning ontvang je een voorschot van 80% van het totale subsidiebedrag, volgens het schema in de subsidiebeschikking. Het vast te stellen subsidiebedrag kan niet hoger zijn dan het verleende subsidiebedrag.

In de begroting mogen de kosten voor organisatiekosten (uren) en promotiematerialen samen niet meer dan 20% van de totale subsidiabele kosten bedragen. Het dagtarief voor uren is maximaal € 700 per dag. Begrote en gerealiseerde subsidiabele kosten moeten exclusief btw worden opgesteld; alleen als een aanvrager niet btw-plichtig is, mogen btw-kosten op facturen van derden worden meegenomen.

Het deel van de kosten waarvoor geen subsidie wordt verstrekt (de eigen bijdrage) mag niet gefinancierd worden met middelen die zijn verkregen via een directe of indirecte subsidie of bijdrage ten laste van de begroting van de Nederlandse overheid.

Stappen:

• Kies 1 van de 3 subsidiecategorieën. Per beurs kan subsidie worden aangevraagd in maar 1 categorie; het is niet mogelijk voor 1 beurs subsidie aan te vragen in 2 categorieën.
• Download het aanvraagformulier SBP, het bijbehorende format plan van aanpak en het format begroting voor de gekozen categorie.
• Vul deze drie documenten volledig in.
• Upload de ingevulde documenten via het SBP-formulier en dien ze in.

Verplichte stukken bij de aanvraag:

• Aanvraagformulier SBP: bevat organisatiegegevens, contactpersoon, projectgegevens, categorie, subsidiabele kosten en een verklaring die wordt ondertekend door een persoon die bevoegd of gemachtigd is om de aanvraag te ondertekenen.
• Plan van aanpak (format per categorie): beschrijft onder meer de achtergrond van de aanvrager en de beurs, de internationaliseringsstrategie, doelstellingen en resultaten, en de activiteiten (waaronder oppervlakte van lounge/paviljoen, aantal deelnemers, programma, samenwerking met partners en toepassing van NL Branding).
• Begroting (format per categorie): overzicht van de subsidiabele kosten exclusief btw, met een berekening van het maximaal aan te vragen subsidiebedrag (80% van de totale subsidiabele kosten).

Aanvragen worden beoordeeld op volgorde van binnenkomst. Zolang een aanvraag nog niet in behandeling is genomen, staat deze op de wachtlijst.

Er kunnen per organisatie beperkingen gelden aan het aantal toekenningen: het Strategisch Beurzen Programma kan maximaal 4 keer worden toegekend aan een organisatie, waarvan maximaal 2 keer voor categorie 3. Een branche- of ledenorganisatie met meer dan 500 leden kan maximaal 6 subsidieaanvragen toegekend krijgen, waarvan ook maximaal 2 voor categorie 3.

Is de aanvraag goedgekeurd, dan kun je starten met de uitvoering van het plan van aanpak. Je krijgt een voorschot van 80% van het totale subsidiebedrag, uitbetaald volgens het schema in de subsidiebeschikking.

Verplichtingen tijdens de looptijd:

• Wijzigingen in het plan van aanpak of de begroting moet je doorgeven aan je SBP-adviseur via het wijzigingsformulier. Doe je dat niet, dan kan dat leiden tot sancties, zoals gehele of gedeeltelijke terugvordering van de subsidie.

Na afloop van de beurs vraag je binnen 13 weken na de beurs vaststelling van de subsidie aan. Daarbij lever je in, afhankelijk van de categorie:

• het vaststellingsformulier SBP
• het ingevulde begrotingsformat (tabblad realisatie), volledig ingevuld
• de format eindrapportage SBP
• de format directieverklaring (categorie 1 en 2)
• voor categorie 3 bovendien een accountantsverklaring, opgesteld volgens het controleprotocol subsidieproject SBP

Na indiening van de vaststellingsaanvraag krijg je binnen 13 weken bericht. Zijn de activiteiten uitgevoerd en is aan de verplichtingen voldaan, dan wordt het resterende subsidiebedrag uitbetaald. Is dat niet het geval, dan kan de subsidie lager worden vastgesteld of worden ingetrokken. De SBP-adviseur neemt het traject door voordat het formeel wordt afgesloten.