Subsidieregeling voor evenementen gemeente Apeldoorn

Het evenement zelf moet aan voorwaarden voldoen om subsidiabel te zijn:

• het vindt plaats in de gemeente Apeldoorn
• het sluit aan bij de doelstellingen uit het evenementenbeleid
• het draagt bij aan een evenwichtig evenementenjaarprogramma naar soort, omvang, tijd, doelgroep en locatie
• het haalt minimaal 60% van de inkomsten uit andere bronnen dan de gemeentelijke subsidie
• het is geen topsportevenement

Evenementen met een geloofsovertuiging en evenementen die een goed doel sponsoren vallen buiten de regeling. Ook wordt subsidie geweigerd als het evenement al een gemeentelijke begrotingssubsidie ontvangt.

De subsidie wordt berekend over de begroting van het evenement (zie "Hoeveel krijg je"). Niet subsidiabel zijn:

• topsportevenementen
• evenementen met een geloofsovertuiging
• evenementen die een goed doel sponsoren

Een evenement moet daarnaast financieel grotendeels op eigen benen kunnen staan: de subsidie is bedoeld als aanvullende bijdrage op het evenement, niet als hoofdfinanciering.

De regeling kent een subsidieplafond voor publieksevenementen dat jaarlijks door het college wordt vastgesteld, onder voorbehoud van vaststelling van de Meerjaren Programmabegroting door de gemeenteraad. Niet alle volledige en tijdig ingediende aanvragen kunnen daardoor worden gehonoreerd; aanvragen worden in rangorde geplaatst op basis van de toetsingscriteria, en aanvragers met de hoogste rangorde komen in aanmerking voor subsidie tot het plafond is bereikt. Het college kan een aanvraag ook deels honoreren als dat nodig is voor een evenwichtig evenementenjaarprogramma.

Bij toekenning wordt een voorschot van 100% van het verleende subsidiebedrag uitbetaald.

Verplichte bijlagen bij de aanvraag:

• een projectplan dat aansluit bij de criteria
• een marketing- en communicatieplan
• een gespecificeerde begroting en dekkingsplan met alle verwachte kosten en opbrengsten
• een duurzaamheids- en toegankelijkheidsplan

Vraag je voor de eerste keer subsidie aan, stuur dan ook mee:

• een kopie van de statuten van de organisatie
• indien afgesloten, een afschrift van de risicoverzekering

Na indiening beoordeelt de adviescommissie evenementen de aanvragen aan de hand van de toetsingscriteria uit de regeling en brengt zij schriftelijk advies uit aan het college. Het college beslist op de aanvraag na dit advies en kan gemotiveerd afwijken van het advies van de commissie.

Bij toekenning wordt een voorschot van 100% van het verleende subsidiebedrag uitbetaald.

Heb je een subsidie van € 10.000 of meer ontvangen, dan moet je uiterlijk 12 weken na afloop van het evenement een verzoek tot vaststelling van de subsidie indienen. Daarbij moet je aanleveren:

• een aanvraag waarin je het college verzoekt de subsidie voor het evenement vast te stellen
• een verslag van de verrichte activiteiten, met een beschrijving van de gevolgde werkwijze en de behaalde resultaten
• een financieel jaarverslag met een staat van baten en lasten, een balans met toelichtingen (uitgaven vanaf € 2.000 moeten hierin gespecificeerd worden) en inzicht in de algemene reserve

Het financieel verslag moet aansluiten op de begroting waarvoor subsidie is verleend. Tijdens en na het evenement moet de subsidieontvanger daarnaast meewerken aan evaluatie en monitoring van het evenement, en eventuele overige doelgebonden verplichtingen naleven die het college bij de subsidieverlening heeft opgelegd.