Beter Aanbesteden

• gemeentes
• mkb-ondernemers
• brancheorganisaties
• ondernemersverenigingen

Ook een samenwerkingsverband van deze partijen kan de subsidie aanvragen. Zo'n samenwerkingsverband bestaat uit minimaal 2 partijen, die samen geen eigen rechtspersoon vormen, en wijst één penvoerder aan die de aanvraag verstuurt. Een bestaande rechtspersoon (zoals een vereniging of stichting) kan niet direct als samenwerkingsverband subsidie aanvragen; een individuele gemeente, mkb-ondernemer, ondernemersvereniging of brancheorganisatie kan wel namens de eigen organisatie aanvragen, ook als die deelneemt aan een bestaand samenwerkingsverband.

Het project moet gaan om het oplossen van knelpunten in het aanbesteden, bijvoorbeeld door de samenwerking tussen publieke opdrachtgevers en ondernemers te verbeteren, kennis over aanbesteden te verhogen, of de toepassing van bestaande kennis, methoden en instrumenten te verbeteren. Het project mag nog niet eerder zijn uitgevoerd en er mag voor dit project nog niet eerder subsidie zijn ontvangen.

Niet subsidiabel zijn:

• kosten die al zijn gemaakt voordat de aanvraag is verstuurd
• voor gemeentes: eigen operationele kosten, zoals loonkosten (het inschakelen van andere partijen voor het project kan wel)
• een cursus, training of andere opleiding van personeel
• de ontwikkeling van een tool of organisatie van een evenement waarvoor gebruikers moeten betalen, of waaraan later kosten of rechten verbonden zijn die het vrije gebruik beperken (zoals beheer en onderhoud)
• voor ondernemers: btw over de gemaakte kosten

Vraagt u als gemeente subsidie aan en ontvangt u externe facturen met btw, dan kunt u die btw wel als subsidiabele kosten opgeven en meenemen in de totale projectkosten.

Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst beoordeeld. Als het beschikbare budget bijna op is, kan de laatste aanvrager met een positieve beoordeling minder subsidie krijgen dan is aangevraagd.

Bij de aanvraag lever je onder meer aan:

• verschillende contactgegevens
• een projectplan, waarin u beschrijft hoe uw project knelpunten in het aanbesteden oplost en hoe andere organisaties hierbij worden betrokken
• een begroting, waaruit blijkt dat de gebruikte kosten, prijzen en tarieven realistisch en marktconform zijn
• een planning

In het aanvraagformulier kiest u voor het type aanvrager (Gemeente, Mkb-ondernemer, Ondernemersvereniging, Brancheorganisatie of Samenwerkingsverband). Bij een samenwerkingsverband noemt u ook de andere deelnemers.

Aanvragen worden beoordeeld op volgorde van binnenkomst en niet gerangschikt op kwaliteit. Is het budget bijna op, dan kan het zijn dat de laatste aanvrager met een positieve beoordeling niet het volledige aangevraagde bedrag krijgt.

De beoordeling verloopt in twee stappen: eerst wordt gecontroleerd of de aanvraag compleet is (onder meer contactgegevens, projectplan, begroting en planning), daarna toetst een beoordelingscommissie van 3 onafhankelijke personen of de aanvraag aan de overige voorwaarden voldoet. Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst beoordeeld, niet gerangschikt op kwaliteit.

Tijdens de looptijd gelden onder meer deze verplichtingen:

• Na toekenning moet het project binnen 2 maanden starten en binnen 1 jaar na die start klaar zijn.
• Verandert er iets in de uitvoering (bijvoorbeeld een andere einddatum), dan moet u dit vooraf melden via Wijzigingen doorgeven. Een wijziging moet eerst worden goedgekeurd voordat u deze mag doorvoeren; hierover krijgt u binnen 8 weken bericht. Kunt u goed uitleggen waarom uw project langer duurt en meldt u dit op tijd, dan kunt u uitstel krijgen zonder dat u de subsidie hoeft terug te betalen.
• Na afronding van het project maakt u de opgedane kennis en resultaten openbaar, in overleg met het Programma Beter Aanbesteden (bijvoorbeeld via de website van PIANOo).