Subsidieregeling Publieksevenementen Den Haag 2023

De regeling richt zich op organisatoren van publieksevenementen. Deze pagina gaat specifiek over grote (grootschalige) publieksevenementen: publieksevenementen in Den Haag met minimaal 25.000 bezoekers. Een publieksevenement is daarbij een voor een breed publiek toegankelijke verrichting van vermaak van tijdelijke aard, die meestal vergunningsplichtig is op grond van de Algemene plaatselijke verordening van Den Haag.

Let op: de onderliggende regeling kent ook een route voor kleinschalige publieksevenementen (2.500 tot en met 24.999 bezoekers), met eigen bedragen en een eigen aanvraagtermijn. Die route staat hier niet centraal.

Voor subsidie komen in aanmerking:

• de redelijkerwijs gemaakte kosten die resteren na aftrek van bijdragen van derden en die direct verbonden en noodzakelijk zijn voor het evenement;
• de BTW over de gesubsidieerde kosten, voor zover deze niet kan worden terugvorderd of anderszins in mindering gebracht.

Niet subsidiabel zijn:

• publieksevenementen waarvan minstens 80% van de totale inkomsten bestaat uit publieksinkomsten (waaronder ticketverkoop en horeca-inkomsten);
• kosten die niet in verhouding staan tot de activiteiten;
• overheadkosten voor zover deze meer bedragen dan 15% van de kosten van de totale subsidiabele activiteiten;
• de eventuele restwaarde van specifiek voor de activiteiten aangeschafte apparatuur;
• kosten die al eerder zijn gesubsidieerd (op grond van deze regeling of anderszins);
• vooraf opgenomen posten voor onvoorziene kosten.

Subsidie die bij de verlening is verdeeld over verschillende kostensoorten, mag tussen die kostensoorten worden overgeheveld.

• Gratis publieksevenement: maximaal 50% van de subsidiabele kosten in de begroting, met een maximum van € 150.000 per aanvrager (voor grootschalige publieksevenementen).
• Publieksevenement waarvoor betaald moet worden: maximaal 30% van de subsidiabele kosten in de begroting, met een maximum van € 50.000 per aanvrager (voor grootschalige publieksevenementen).

Een publieksevenement geldt als gratis wanneer het voor het publiek vrij toegankelijk is; betaalde onderdelen zijn toegestaan mits deze een ondersteunend karakter hebben, maximaal 20% van de totale inkomsten uit ticketverkoop opleveren en het gratis karakter behouden blijft.

De regeling kent een subsidieplafond, met een apart deelplafond voor grootschalige publieksevenementen. Is dat plafond bereikt, dan komen lager gerangschikte aanvragen niet meer in aanmerking.

Bij de aanvraag lever je in elk geval aan:

• een projectplan, waarin het programma van het evenement wordt toegelicht en wordt ingegaan op de inhoudelijke criteria waarop de aanvraag wordt beoordeeld;
• een uitgewerkt marketing- en promotieplan voor het evenement;
• een transparante en kostenefficiënte begroting, waaruit blijkt: de opbrengsten en uitgaven, de samenstelling van de inkomsten (waaronder de verhouding tussen publieksinkomsten en overige inkomsten en subsidie van derden), de verhouding tussen de gevraagde subsidie en de totale begroting, en de financiële noodzaak van de subsidieaanvraag;
• een evaluatie van het evenement of sfeerbeelden van het evenement van het afgelopen jaar, indien van toepassing;
• vraag je voor het eerst subsidie aan op basis van deze regeling, dan voeg je ook toe: een kopie van de oprichtingsstatuten van de organisatie, een kopie van de inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, en een kopie van een actueel rekeningafschrift waarop naam en adres bij het bankrekeningnummer te zien zijn (bedragen mag je onleesbaar maken).

Je gebruikt voor de aanvraag het door de gemeente vastgestelde aanvraagformulier. Aanvragen voor grootschalige publieksevenementen worden verdeeld op volgorde van een rangschikking die de gemeente op basis van de beoordelingscriteria opstelt, totdat het subsidieplafond voor grootschalige publieksevenementen is bereikt. Vallen aanvragen bij die rangschikking op een gelijke plek, dan wordt de volgorde tussen die aanvragen door loting bepaald.

Bevoorschotting gebeurt als volgt:

• bij subsidies van € 10.000 of minder: 100% van de verleende subsidie in één keer;
• bij subsidies van meer dan € 10.000: 90% van de verleende subsidie in één keer.

Tijdens en na het evenement gelden verplichtingen voor de subsidieontvanger:

• het evenemententerrein in de openbare ruimte wordt na afloop schoon en schadevrij achtergelaten;
• in alle opsommingen van partners, sponsoren en subsidiegevers wordt de gemeente Den Haag als partner vermeld;
• de gemeente ontvangt op verzoek toegangskaarten voor eventuele betaalde onderdelen van het evenement;
• de subsidieontvanger werkt mee als de gemeente onderzoek doet naar de economische spin-off van publieksevenementen.

Bij subsidies tot en met € 10.000 dient de aanvrager de aanvraag tot vaststelling uiterlijk 12 weken na afloop van het evenement in. Deze aanvraag bevat een inhoudelijk verslag geschikt voor openbaarmaking, en bij subsidies van meer dan € 10.000 ook een financieel verslag geschikt voor openbaarmaking, plus een bestuurs- of directieverklaring dat de verantwoording juist en volledig is.

Het inhoudelijke verslag beschrijft bondig de uitvoering van het evenement en licht eventuele afwijkingen ten opzichte van het projectplan toe. Het financieel verslag geeft een overzicht van uitgaven en inkomsten dat aansluit bij de begroting (met toelichting bij afwijkingen groter dan 10% op hoofdposten) en een overzicht van de niet-verrekenbare BTW.

Een assurance-rapport bij het inhoudelijke verslag is niet nodig, behalve wanneer de verleende subsidie meer bedraagt dan € 125.000.

Het college stelt de subsidie voor kleinschalige publieksevenementen vast binnen 12 weken na ontvangst van de volledige aanvraag tot vaststelling.