Samenwerken aan innovatie (EIP) fieldlabs

In het samenwerkingsverband zit in elk geval een landbouwer, samen met minstens een van de volgende deelnemers:

• mkb'ers
• leden van producentengroeperingen, coöperaties of brancheorganisaties
• procesbegeleiders en/of adviseurs
• vertegenwoordigers van kennis- en onderwijsinstellingen
• andere natuurlijke of rechtspersonen die bijdragen aan de projectdoelen
• andere actoren in de agrofoodketen

Een van de deelnemers treedt op als penvoerder en vraagt de subsidie namens het samenwerkingsverband aan.

• Voorbereidingskosten: kosten gemaakt voordat de aanvraag is ingediend, voor activiteiten die direct horen bij de voorbereiding van de aanvraag, zoals het vinden van deelnemers voor het samenwerkingsverband, het opstellen van het projectplan en het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst. Deze kosten mogen niet later dan één jaar na openstelling van de subsidie zijn gemaakt.
• Uitvoeringskosten: coördinatie van het samenwerkingsverband, operationele activiteiten die direct verbonden zijn aan de uitvoering van het project, en projectmanagement en administratie. Kosten en activiteiten van vóór de aanvraag (of waarvoor je al verplichtingen bent aangegaan) komen voor dat deel niet in aanmerking.
• Arbeidskosten: loonkosten en eigen arbeid, waaronder uren besteed aan de uitvoering van het project en kosten voor de samenwerking en het proces (zoals regelmatige overleggen). Uren en kosten die tussen deelnemers van het samenwerkingsverband onderling worden gefactureerd, komen niet voor vergoeding in aanmerking.
• Overige kosten: kosten van derden, bijdragen in natura en afschrijvingskosten.

Je onderbouwt deze kosten in je projectbegroting met documenten zoals offertes of salarisstroken. Voor een deelbetaling of vaststellingsverzoek onderbouw je de kosten met facturen en betaalbewijzen. De penvoerder declareert de kosten namens de deelnemers die ze hebben gemaakt.

Ben je een kennisinstelling, dan mag je loonkosten berekenen met een goedgekeurde Integrale kostensystematiek (IKS); die moet je dan steeds gebruiken. Andere typen organisaties kunnen geen IKS gebruiken. Voor het berekenen van subsidiabele kosten kun je ook de vereenvoudigde kostenoptie (VKO) gebruiken.

Voor de aanvraag zijn onder meer nodig:

• Een projectplan, opgesteld door het samenwerkingsverband gezamenlijk, met gebruik van het verplichte format van RVO.
• Een samenwerkingsovereenkomst, die elke deelnemer ondertekent om de penvoerder te machtigen.

De penvoerder zorgt tijdens en na de aanvraag voor het contact met RVO, doet de subsidie-, deelbetaling- en vaststellingsaanvraag, geeft wijzigingen door en informeert de andere deelnemers.

Het beschikbare budget wordt verdeeld onder de aanvragers die op de selectiecriteria het hoogst scoren; het is dus geen behandeling op volgorde van binnenkomst maar een rangschikking op kwaliteit.

De penvoerder ontvangt het subsidiebedrag en is verantwoordelijk voor het verdelen hiervan over de deelnemers. De bewijslast van uren en kosten ligt bij de individuele deelnemers; de penvoerder verzamelt deze informatie en levert die aan bij RVO, onder meer voor deelbetalingen en de vaststelling. Kosten voor een deelbetaling of vaststellingsverzoek onderbouw je met facturen en betaalbewijzen.

Het project moet uiterlijk 2 jaar na het verlenen van de subsidie klaar zijn.