Eurostars: subsidie internationale marktgerichte R&D

Voor de berekening van loonkosten hanteert RVO drie mogelijkheden:

• een vast uurtarief van 60 euro per uur (inclusief overheadkosten)
• directe loonkosten plus 50% opslag voor overheadkosten
• de integrale kostensystematiek

RVO gaat daarbij uit van een vast aantal productieve uren van 1650 uur per jaar, waarmee 1 maand (person month) bestaat uit 137,5 productieve uren.

Kosten voor uitbesteding (aan derden) moeten in Nederland plaatsvinden. Overige kosten die niet subsidiabel zijn, moeten de deelnemende partijen via een eigen bijdrage financieren.

De subsidiepercentages van de subsidiabele R&D-projectkosten zijn:

• mkb: 50% van de subsidiabele kosten
• kennisinstelling (onderzoeksorganisatie) met niet-economische activiteiten: 50% van de subsidiabele kosten
• kennisinstelling met economische activiteiten: 40% van de subsidiabele kosten
• groot bedrijf en overige deelnemers: 40% van de subsidiabele kosten

Overige kosten die niet subsidiabel zijn, financieren de deelnemende partijen via een eigen bijdrage. Het mkb-budget van de deelnemende landen moet 50% of meer van de totale projectkosten bedragen (exclusief uitbesteed werk), en geen enkele deelnemer of land mag meer dan 70% van het projectbudget voor zijn rekening nemen.

Stap 1: internationale aanvraag

Je dient de aanvraag samen met je consortiumpartners centraal online in bij het Eureka-secretariaat in Brussel, via het Eureka Project Management Platform. De aanvraag bestaat uit:

• het Eurostars-aanvraagformulier
• commitment & signature formulieren
• mkb-verklaring(en)
• financiële annex (bestaat uit de afgelopen 2 jaarverslagen en/of een businessplan als er nog geen 2 jaarverslagen beschikbaar zijn) Eventueel voeg je ook een Gantt chart en een technische annex toe.

Stap 2: nationale aanvraag bij RVO

Alleen als de internationale aanvraag is goedgekeurd (status "approved"), word je uitgenodigd om een nationale subsidieaanvraag in te dienen. Deze kan digitaal (met eHerkenning, minimaal niveau 3 met bevoegdheid eH3), per post of via afgifte worden ingediend. Bij post of afgifte gebruik je het aanvraagformulier Eurostars, dat ondertekend moet worden door de tekenbevoegde persoon namens de penvoerder/aanvrager (en bij een samenwerkingsverband ook door de tekenbevoegde persoon van elke overige aanvrager, via een machtiging aan de penvoerder).

Verplichte bijlagen bij de nationale aanvraag zijn:

• modelbegroting Eurostars (Excel)
• modelsamenvatting Eurostars (invulbare pdf)
• kopie goedkeuring Eurostars (ranking) van de internationale beoordeling door de jury in Brussel (het IEP consensus report, aan te leveren volgens een vaste instructie)
• getekende samenwerkingsovereenkomst/consortium agreement (mag later worden aangeleverd)
• informatieset "geen onderneming in moeilijkheden" (OIM): organogram van de juridische structuur, (geconsolideerde) jaarcijfers van de hoogste entiteit, ingevuld beslisschema OIM en een ingevulde en ondertekende Verklaring geen OIM (mag later worden aangeleverd)
• eventueel: machtigingsformulier penvoerder en/of machtigingsformulier intermediair

Bij de nationale beoordeling van het vermogen om de eigen bijdrage te dekken gebruikt RVO het internationale aanvraagformulier en de financiële annex.

Voor de nationale aanvraag bij RVO geldt een beslistermijn: binnen 13 weken na indiening ontvang je antwoord op je nationale subsidieaanvraag. Na de vragen kun je ook verwachten dat RVO om een toelichting op je projectbegroting vraagt; het is belangrijk hiervoor beschikbaar te zijn.

Tijdens de looptijd van het project gelden verplichtingen op twee niveaus:

• Internationaal: elke coördinator in het consortium ontvangt tweemaal per jaar een verzoek van het Eureka-secretariaat om een voortgangsrapportage (project progress report, PPR) in te dienen via het Eureka Project Management Platform, over de voortgang van de afgelopen 6 maanden. De eerste rapportageperiode volgt 6 maanden na de officiële startdatum van het project.
• Nationaal: RVO accepteert deze PPR's als 6-maandelijkse tussenrapportages voor het Nederlandse deel van het project. Geeft een rapport aanleiding tot vragen, dan neemt RVO contact op met de penvoerder van de Nederlandse subsidieaanvrager.

Wil je tijdens de looptijd inhoudelijke of financiële wijzigingen doorvoeren, dan moet je eerst contact opnemen met je projectadviseur Beheer bij RVO; voor bepaalde wijzigingen moet ook het Eurostars-secretariaat vooraf toestemming geven.

Na afronding van het project (ongeacht het resultaat) is elke projectdeelnemer verplicht een end of project report (EPR) in te dienen via het Eureka Project Management Platform, plus een partnerspecifiek market impact report (MIR). Voor de nationale afronding vraag je bij RVO de subsidievaststelling aan. Hierbij voeg je toe:

• het verplichte ingevulde format Eindverslag Internationaal innoveren (in het Nederlands, binnen drie maanden na afloop van het project, minimaal 6 en maximaal 10 pagina's)
• een controleverklaring, als de projectsubsidie gelijk is aan of hoger is dan € 125.000