Impact Clusters (IC)

Voor het impactcluster als geheel gelden deze eisen:

• Het cluster bestaat uit minimaal 3 partners, waaronder minimaal 1 lokale partner.
• De 3 bedrijven mogen geen groep of fiscale eenheid vormen. Een moeder- en dochteronderneming die deelnemen aan hetzelfde cluster tellen als 1 partner.
• Elke partner is een rechtspersoon.
• Ngo's, brancheorganisaties en kennisinstellingen kunnen deelnemen, in samenwerking met minimaal 3 bedrijven.

De penvoerder (de partner die de aanvraag indient) is een onderneming, brancheorganisatie, kennisinstelling of maatschappelijke organisatie met:

• een statutaire zetel in Nederland en een Nederlands KvK-nummer;
• een gemiddelde jaaromzet van € 100.000 of meer;
• minimaal 3 werknemers in dienst.

Alle partners hebben een strategisch en zakelijk langetermijnbelang bij de uitvoering van het project (voor ngo's en kennisinstellingen: een maatschappelijk belang), en een bewezen en relevant trackrecord van minimaal 1 jaar met ervaring in de (sub)sector waarop het project zich richt. Subsidieadviseurs, consultants of consortiummakelaars zonder zo'n langetermijnbelang mogen niet als projectpartner of penvoerder optreden, maar het cluster kan hen inhuren en de kosten opnemen als kosten derden.

Het project moet plaatsvinden in een van de aangewezen landen en moet passen binnen een van de voorkeurssectoren van de Nederlandse overheid in dat land.

Subsidiabele kostensoorten:

• Kosten van tijdsbesteding van medewerkers, geen winstopslag.
• Kosten derden: kosten die aan derden worden betaald om een deel van de projectactiviteiten uit te voeren, alleen op basis van facturen. Hieronder vallen ook de kosten voor subsidieadviseurs, consultants of consortiummakelaars die het cluster inhuurt voor bijvoorbeeld projectmanagement.
• Reiskosten: internationale en regionale reiskosten buiten Nederland, op basis van economy class.
• Verblijfkosten: gebaseerd op de daadwerkelijke logeerkosten plus het aantal dagen in het projectland vermenigvuldigd met het tarief 'overige kosten' uit de Dagvergoedingen van het ministerie van Buitenlandse Zaken.
• Kosten voor machines en materialen: voor hardware komen alleen de afschrijvingskosten in aanmerking; grond- en hulpstoffen die binnen de projectperiode worden verbruikt, worden volledig afgeschreven. Als eigendom van machines na afloop moet worden overgedragen aan een lokale organisatie, mag de volledige cost price worden opgenomen.

Kosten voor projectcoördinatie en -management (inclusief personeelskosten en kosten aan derden) mogen niet meer bedragen dan 20% van de totale subsidiabele kosten.

Inkomsten die direct uit de activiteiten worden gegenereerd, zoals uit training en advies, worden van de subsidiabele kosten afgetrokken.

Niet subsidiabel zijn onder meer:

• kosten van het opstellen van de aanvraag en kosten gemaakt vóór de aanvraagdatum;
• BTW, met uitzondering van niet-verrekenbare BTW;
• financieringskosten en rente;
• kosten door inflatie of wisselkoersschommelingen;
• productontwikkelingskosten;
• kosten voor registratie van intellectueel eigendom;
• activiteiten die al direct subsidie of een bijdrage vanuit het budget van het ministerie van Buitenlandse Zaken ontvangen;
• productonderzoek en het ontwikkelen van een proof of concept;
• verkoopactiviteiten, algemene promotieactiviteiten en algemeen marktonderzoek;
• eenmalige trainingsactiviteiten die niet samenhangen met meerjarige activiteiten;
• leningen aan derden, ook vanuit revolverende fondsen;
• export- of investeringsactiviteiten, zoals de verkoop van technologie voor of tijdens een project, of investeringen die binnen een commercieel aanvaardbare termijn terugverdiend kunnen worden of commercieel gefinancierd kunnen worden.

Het resterende deel van de subsidiabele kosten (de eigen bijdrage) moet door de partners van het impactcluster zelf worden gefinancierd. Deze eigen bijdrage mag niet direct of indirect afkomstig zijn uit subsidies of bijdragen vanuit het budget van het ministerie van Buitenlandse Zaken, en de eigen bijdrage van bedrijven in het cluster mag ook niet gefinancierd zijn met subsidie of een bijdrage van een andere overheid.

Kosten voor projectcoördinatie en -management mogen maximaal 20% van de totale subsidiabele kosten bedragen. De verdeling van de subsidie tussen projectpartners kan flexibel worden ingevuld; er geldt geen vast percentage per partner.

Betaling gebeurt via voorschotten. Het totale bedrag aan voorschotten is maximaal 90% van de aangevraagde subsidie voor het komende projectjaar.

Stap 1: quickscan. Voordat u een aanvraag indient, controleert u of uw projectidee past bij de voorkeurssectoren van de Nederlandse overheid in het beoogde land. Daarna vult u de verplichte quickscan in en stuurt u die met bijlage op via de Engelstalige webpagina. Tijdens de behandeling kan RVO contact opnemen om te overleggen over de organisatie van het project. Binnen 6 weken ontvangt u advies over uw ingevulde quickscan. Dit advies is niet bindend; de penvoerder bepaalt zelf of hij een aanvraag indient en is verantwoordelijk voor het aantonen dat aan de subsidiecriteria wordt voldaan.

Stap 2: subsidieaanvraag. Na het advies over de quickscan kan de penvoerder, namens het impactcluster, de aanvraag indienen via de Engelstalige webpagina. U logt in met eHerkenning (minimaal niveau eH3). Aanvragen worden beoordeeld op volgorde van binnenkomst: op basis van de datum en het tijdstip waarop de aanvraag volledig is. Is een aanvraag niet compleet, dan kan om een aanvulling worden gevraagd; de aanvraagdatum verschuift dan naar de datum van ontvangst van die aanvulling.

Bij de aanvraag geeft u voor elke deelnemer: het referentienummer van het ontvangen RVO-advies over de quickscan, KVK-nummer, NAW-gegevens, bankgegevens en de projectnaam.

Verplichte bijlagen bij de aanvraag (in het Engels):

• Bijlage I Project plan: het projectplan, inclusief theory of change.
• Bijlage II Activities and results overview: overzicht van activiteiten en resultaten.
• Bijlage III Indicators: de te monitoren indicatoren.
• Bijlage IV Project budget calculation and realisation tool: de begroting.
• Bijlage V De meest recente jaarrekening van de penvoerder.
• Bijlage VI Cooperation agreement: de samenwerkingsovereenkomst, getekend door alle partners; hierin machtigen de partners de penvoerder om namens hen de subsidie aan te vragen en verplichten zij zich tot naleving van de regels.
• Bijlage VII Authorisation intermediary: alleen van toepassing als een tussenpersoon wordt gemachtigd.

Bij een deel van het budget kan flexibiliteit gelden in de verdeling van de subsidie tussen partners; er is geen vast percentage per partner voorgeschreven.

Bij goedkeuring kunt u na toekenning beginnen met het uitvoeren van het project. De subsidie wordt uitbetaald via voorschotten; de hoogte hangt af van de fase van het project en de verwachte financieringsbehoefte. Het totale voorschot is maximaal 90% van de aangevraagde subsidie voor het komende projectjaar.

Tijdens de looptijd gelden de volgende verplichtingen:

• U rapporteert jaarlijks over de voortgang van het project met een voortgangsrapport (inclusief financieel verslag en een update van de indicatoren).
• Wijzigingen in project, uitvoering of organisatie moet u doorgeven aan RVO. Voor sommige wijzigingen is voorafgaande toestemming vereist; doet u dit niet, dan loopt u het risico dat u geen subsidie ontvangt voor de gewijzigde projectdelen of voor het hele project.
• Na afloop van het project dient u een eindrapport in.
• Tijdens de uitvoering rapporteert u over de sociale en milieurisico's (RBC/MVO) en de maatregelen die u neemt om deze te beperken.
• U bent verplicht melding te maken van (seksueel) grensoverschrijdend gedrag of machtsmisbruik tijdens het gefinancierde project.
• U gebruikt een tijdregistratiesysteem en verstrekt facturen voor kosten zoals kosten derden, reis- en verblijfkosten en kosten voor machines en materialen.
• U werkt mee aan monitoring- en evaluatieactiviteiten van RVO.