Subsidieregeling evenementen Zaanstad 2017

De regeling geldt voor evenementen binnen de gemeente Zaanstad. Voor evenementen buiten Zaanstad kan alleen subsidie worden verstrekt als het belang voor Zaanstad groot genoeg is en organisatie binnen Zaanstad redelijkerwijs niet mogelijk is.

Buiten deze regeling vallen:

• wijkevenementen (gericht op leefbaarheid op wijkniveau)
• pop-up evenementen (incidenteel karakter, korte voorbereidingstijd)
• kleine evenementen tot € 10.000

Voor deze categorieën kunt u mogelijk gebruikmaken van de subsidieregeling amateurkunst en culturele activiteiten, of van de aparte regeling voor kleinschalige evenementensubsidies.

• Organisatiekosten: maximaal 30% van de totale begroting.
• Beveiliging en veiligheid.
• Marketing en communicatie.
• Programmering, inclusief honoraria voor bijvoorbeeld de artistieke invulling.

Het college kan besluiten dat ook andere kosten dan deze vier categorieën subsidiabel zijn.

Niet subsidiabel:

• Vaste salariskosten van externe partijen.
• Kosten van winstgevende evenementen: alleen begrotingstekorten komen in aanmerking voor subsidie.

Niet subsidiabel onder deze regeling (maar mogelijk onder een andere regeling): wijkevenementen, pop-up evenementen en kleine evenementen tot € 10.000.

De uiteindelijke hoogte hangt af van de score die het adviespanel evenementen aan uw aanvraag toekent op de beoordelingscriteria:

• Bij het maximaal haalbare aantal van 37 punten komt u in aanmerking voor het volledig aangevraagde subsidiebedrag.
• Bij minder dan 37 punten wordt het bedrag naar evenredigheid verlaagd.
• Is er nog ruimte binnen het subsidieplafond, dan worden alle toegekende bedragen met hetzelfde percentage verhoogd.
• Zou het subsidieplafond overschreden worden, dan worden aanvragen met de laagste score geweigerd totdat het plafond niet meer wordt overschreden.
• U ontvangt nooit meer dan het bedrag dat u heeft aangevraagd.
• Om überhaupt voor subsidie in aanmerking te komen, moet u minimaal 22 punten behalen; bij minder dan 22 punten wordt de aanvraag afgewezen.

U wordt geacht zelf ook financieel bij te dragen aan het evenement, of financiële steun van derden te ontvangen; u mag als organisator niet volledig afhankelijk zijn van de subsidie.

Voor een meerjarige subsidie geldt daarnaast dat u in de twee voorafgaande jaren steeds minstens 26 punten moet hebben behaald.

Verplicht mee te sturen:

• Een activiteitenplan (projectplan) met programmering en communicatie/marketingplan. Hiervoor stelt de gemeente een format beschikbaar dat u moet gebruiken.
• Een begroting met alle kosten en verwachte inkomsten, ook via het verplichte format.
• Als het evenement al eerder heeft plaatsgevonden: een evaluatie/verslag van de vorige editie, inclusief verbeterpunten die daaruit zijn vastgesteld.
• Bij een eerste subsidieaanvraag: de oprichtingsakte, de statuten en het jaarverslag, de jaarrekening en de balans over het voorafgaande jaar. Een nieuwe instelling levert in plaats hiervan de oprichtingsakte, de statuten en een overzicht van de actuele financiële positie.
• Het aanvraagformulier zelf, volledig ingevuld, gedateerd en ondertekend.

De aanvraag moet uiterlijk op 1 oktober van het jaar vóór het jaar waarop de aanvraag betrekking heeft, volledig zijn ontvangen. Alleen volledige aanvragen (inclusief alle bijlagen) worden behandeld; wat te laat binnenkomt, wordt niet meer in behandeling genomen. Er geldt geen volgorde van binnenkomst: alle aanvragen die op de sluitingsdatum compleet zijn, worden gelijktijdig beoordeeld. Het is daarom verstandig eerder in te dienen, zodat eventueel aanvullende informatie nog gevraagd kan worden.

Voor een meerjarige subsidie (2, 3 of 4 jaar) dient u in het eerste jaar een volledige begroting en projectplan in, met vermelding van de gewenste looptijd. In de volgende jaren volstaat een vereenvoudigde verlengingsaanvraag met een voortgangsrapportage en een bijgewerkte begroting en projectplan, in te dienen uiterlijk op 1 oktober van het voorafgaande jaar.

Voor eenzelfde activiteit kunt u maar één keer een aanvraag doen, op basis van de Algemene Subsidieverordening óf een specifieke subsidieregeling, niet via meerdere aanvraagformulieren tegelijk.

Let op: een evenementenvergunning vraagt u apart aan bij de afdeling Vergunningen; dit loopt los van de subsidieaanvraag.

Burgemeester en wethouders beslissen uiterlijk op 15 januari van het jaar waarop de aanvraag betrekking heeft. Is voorafgaand aan de subsidieverlening een formeel collegebesluit nodig, dan geldt in plaats daarvan 15 februari als uiterste beslisdatum. Deze termijn kan, met opgaaf van redenen, eenmalig met maximaal 9 weken worden verlengd.

Uitbetaling en verantwoording verschillen per bedrag:

• Subsidie tot en met € 5.000 wordt direct verleend én vastgesteld, en volledig uitbetaald binnen 6 weken na verstrekking. U hoeft dan alleen op verzoek van het college aan te tonen dat de activiteiten zijn uitgevoerd en aan de verplichtingen is voldaan; dit verzoek kan tot vijf jaar na de vaststelling worden gedaan.
• Subsidie boven € 5.000 wordt binnen 6 weken na verlening voor 95% als voorschot uitbetaald. U dient dan uiterlijk 13 weken na afloop van het evenement een aanvraag tot vaststelling in, met een inhoudelijk verslag (inclusief aantal en herkomst van de bezoekers), indien van toepassing een kopie van de publiciteit, en een financieel verslag met de werkelijke uitgaven en inkomsten ten opzichte van de begroting. De vaststelling volgt binnen 9 weken na ontvangst van deze volledige verantwoording, met de mogelijkheid van eenmalig 9 weken verlenging. Na vaststelling wordt het resterende bedrag (5%) binnen 6 weken uitbetaald. Subsidies worden vastgesteld op basis van de werkelijke kosten; dient u de verantwoording niet tijdig in, dan kan de subsidie lager worden vastgesteld en wordt een te veel betaald voorschot teruggevorderd.

Voor een meerjarige subsidie geldt dat u elk jaar de voortgang laat beoordelen en telkens een (vereenvoudigde) aanvraag voor het volgende jaar indient, zodat het college de kwaliteit en relevantie van het evenement kan blijven waarborgen.