Subsidieregeling Evenementen, gemeente Zoetermeer, 2022

Verder geldt:

• Het evenement vindt plaats in de gemeente Zoetermeer, is stadsbreed (voor iedereen, van binnen en buiten de stad) en komt ten goede aan de inwoners en bezoekers van de stad.
• Het evenement is openbaar en voor iedereen toegankelijk.
• Het evenement wordt georganiseerd zonder winstoogmerk voor de organisator.

Je komt niet in aanmerking voor activiteiten die niet in Zoetermeer plaatsvinden of niet bedoeld zijn voor inwoners van Zoetermeer, die in strijd zijn met de wet, het algemeen belang of de openbare orde, of die een politieke, godsdienstige of levensbeschouwelijke boodschap verkondigen. Ook activiteiten waarvoor je zelf voldoende geld kunt organiseren (bijvoorbeeld via een bijdrage van deelnemers) komen niet in aanmerking. Voordat je bij de gemeente aanvraagt, wordt gevraagd eerst te kijken of subsidie bij een ander fonds of stichting mogelijk is.

Niet subsidiabel zijn activiteiten:

• waarvoor je zelf voldoende geld kunt genereren, bijvoorbeeld door een bijdrage van deelnemers te vragen
• die niet in Zoetermeer plaatsvinden of niet bedoeld zijn voor inwoners van Zoetermeer
• die in strijd zijn met de wet, het algemeen belang of de openbare orde
• die een politieke, godsdienstige of levensbeschouwelijke boodschap verkondigen
• die niet voldoen aan de regels om voor subsidie in aanmerking te komen
• waarbij geen redelijk verband bestaat tussen het gevraagde bedrag en de geplande activiteiten

Bij de aanvraag lever je een begroting aan met kostensoorten, waaronder personeelskosten (direct en overhead), vrijwilligerskosten, huisvestingskosten, organisatiekosten, uitvoeringskosten, afschrijvingskosten en overige uitgaven. Voor organisatiekosten geldt een richtlijn van maximaal 7% van de totale lasten, en voor indirecte personeelskosten (overhead) een richtlijn van maximaal 25% van de totale personeelskosten.

Afhankelijk van het type evenement draagt de organisator zelf minimaal 70%, 50% of 20% van de kosten van het evenement bij, bijvoorbeeld via inkomsten uit entree, sponsoring, fondsen of horeca.

Er geldt daarnaast een inspanningsverplichting om voor ten minste 10% van het te verstrekken subsidiebedrag andere inkomsten (dan gemeentelijke subsidie) te werven.

Het college kan een voorschot verstrekken van maximaal 100% van het bedrag dat in het besluit tot subsidieverlening is genoemd.

De gemeente maakt jaarlijks bekend welk bedrag maximaal beschikbaar is voor deze regeling.

Bij de aanvraag lever je aan:

• Een projectplan waarin beschreven staat hoe en in welke mate de activiteiten voldoen aan de subsidiecriteria. Dit plan bevat een missie/visie, programmaoverzicht, SMART-geformuleerde doelstellingen en een toepassing van het brandfilter Citymarketing.
• Een marketing- en communicatieplan, met heldere doelgroepen, SMART geformuleerde doelstellingen en een onderbouwing van het verwachte mediabereik.
• Een begroting met inkomsten, uitgaven en het aan te vragen subsidiebedrag.
• Een ingevulde Vragenlijst bij subsidieverzoek Subsidieregeling Evenementen, die je meestuurt met de aanvraag.
• Bij een eerste aanvraag: de jaarrekening en de balans van het voorgaande jaar.

Als hulpmiddel bij het opstellen van de begroting (en later de verantwoording) is een Excel-format beschikbaar.

De gemeente behandelt een aanvraag alleen als deze op tijd en compleet met alle bijlagen is ontvangen. Een ambtelijke commissie beoordeelt de aanvragen aan de hand van de subsidiecriteria zoals uitgewerkt in het Afwegingskader. Wordt subsidie aangevraagd voor eenzelfde soort evenement, dan verleent de gemeente de subsidie aan het plan met de meeste punten, met een minimum van 70 punten.

Na een positief besluit kan het college een voorschot verstrekken van maximaal 100% van het bedrag genoemd in het besluit tot subsidieverlening.

Tijdens en na afloop van het evenement gelden verplichtingen rond verantwoording en vaststelling. Het inhoudelijk verslag bestaat uit een evaluatierapport, inclusief terugkoppeling op de SMART-doelstellingen en een financiële verantwoording, met een overzicht waaruit blijkt dat de activiteiten zijn verricht, de overeengekomen prestaties zijn geleverd en de aan de subsidie verbonden verplichtingen zijn nagekomen. Hiervoor gebruik je het beschikbaar gestelde format.

Bij subsidies van meer dan € 50.000 wordt bij de vaststelling ook een balans aangeleverd, waarmee onder meer het eigen vermogen, de liquiditeit en de rentabiliteit van de organisatie worden beoordeeld.