Culturele activiteiten en kleinschalige evenementensubsidies

Een kleinschalig evenement is een bijzondere en unieke gebeurtenis van beperkte duur, publiek toegankelijk (betaald of vrije entree), met een korte voorbereidingstijd, en die één keer voorkomt.

De regeling geldt voor ad hoc culturele activiteiten en kleinschalige evenementen die zich onderscheiden van het normale activiteitenpatroon van amateurkunstverenigingen en andere culturele instellingen, en die bijdragen aan de culturele ontwikkeling van Zaanstad. Ook activiteiten gericht op verdere ontwikkeling, samenwerking en professionalisering van culturele instellingen en amateurkunstverenigingen, of gericht op promotie van Zaanstad, vallen hieronder.

Subsidie wordt niet verleend voor evenementen die exclusief betrekking hebben op: een kermis, circus, beurs, congres, braderie, week-jaar-streek-vrij-beestenmarkt, buurt-wijk-dorpsfeest, fair, rommelmarkt, avondvierdaagse, koopzondag, Sinterklaasintocht, Kerstmarkt of nieuwjaarsduik. Ook wordt subsidie geweigerd voor een evenement dat in aanmerking komt voor de subsidieregeling evenementen Zaanstad (of diens opvolger), tenzij daarbij het subsidieplafond is bereikt.

Subsidiabel zijn de totale kosten van de activiteit, waarbij de subsidie maximaal 50% van die kosten dekt. In de begroting worden onder meer onderscheiden: organisatiekosten, kosten voor beveiliging en veiligheid, kosten voor marketing en communicatie, kosten voor programmering en overige kosten.

Bijzondere rekenregels per kostensoort:

• Organisatiekosten van de aanvrager mogen maximaal 30% van de totale kosten (begroting) bedragen.
• Vaste salariskosten van externe partijen zijn niet subsidiabel.

Niet subsidiabel binnen deze regeling zijn evenementen die exclusief betrekking hebben op een kermis, circus, beurs, congres, braderie, week-jaar-streek-vrij-beestenmarkt, buurt-wijk-dorpsfeest, fair, rommelmarkt, avondvierdaagse, koopzondag, Sinterklaasintocht, Kerstmarkt of nieuwjaarsduik. Ook evenementen die in aanmerking komen voor de subsidieregeling evenementen Zaanstad (of diens opvolger) vallen buiten deze regeling, tenzij bij die regeling het subsidieplafond al is bereikt. Een evenementenvergunning valt niet onder deze subsidie en moet u apart aanvragen.

Per aanvrager kan per kalenderjaar in totaal maximaal € 13.000 subsidie worden toegekend binnen deze regeling, ongeacht het aantal aanvragen dat u indient.

U moet zelf een financiële bijdrage leveren of financiële steun van derden ontvangen; u mag als organisator niet volledig afhankelijk zijn van de subsidie.

Organisatiekosten van de aanvrager mogen maximaal 30% van de totale kosten (begroting) uitmaken. Vaste salariskosten van externe partijen komen niet in aanmerking voor subsidie.

De uiteindelijke hoogte van de subsidie hangt mede af van de score op de beoordelingscriteria: het puntensysteem leidt tot een percentage waarmee de hoogte van de subsidie wordt bepaald, en van het beschikbare subsidieplafond per subsidieperiode. Dit kan ertoe leiden dat een lager bedrag wordt toegekend dan is aangevraagd.

Verplicht mee te sturen:

• Een volledig ingevuld, gedateerd en ondertekend aanvraagformulier.
• Een activiteitenplan met een beschrijving van de geplande activiteiten, de doelstellingen en hoe u denkt deze te bereiken. Hiervoor gebruikt u het verplichte format (uitleg culturele activiteiten en kleinschalige evenementen). Heeft de activiteit al eerder plaatsgevonden, dan voegt u een verslag van die eerdere editie toe, inclusief de verbeterpunten die daaruit zijn vastgesteld.
• Een begroting van de uitgaven en inkomsten, inclusief de eigen bijdrage aan de activiteit. Hiervoor gebruikt u het beschikbare voorbeeldformat.

Voor het activiteitenplan en de begroting stelt de gemeente formats beschikbaar die u verplicht moet gebruiken.

Vraagt u voor het eerst subsidie aan, dan voegt u ook toe: een exemplaar van de oprichtingsakte, de statuten, het jaarverslag, de jaarrekening en de balans over het voorafgaande jaar. Is uw instelling nieuw, dan volstaan de oprichtingsakte, de statuten en een overzicht van de financiële positie.

Een evenementenvergunning vraagt u apart aan, los van deze subsidie.

U kunt de subsidie maximaal 4 keer per jaar aanvragen. Dient u meerdere aanvragen in voor dezelfde subsidieperiode en wordt het subsidieplafond daardoor met minimaal 50% overschreden, dan kan het college besluiten niet alle aanvragen te honoreren; in dat geval komt in beginsel de hoogste aanvraag in aanmerking, tenzij in overleg met u anders wordt besloten. Het college kan de subsidie ook weigeren als u meer dan 1 activiteitensubsidie per subsidieperiode aanvraagt.

Het college beslist binnen 6 weken na de sluitingsdatum van de betreffende subsidieperiode. Deze termijn kan met redenen omkleed met ten hoogste 9 weken worden verdaagd.

Verantwoording:

• Bij subsidies tot en met € 5.000 wordt de subsidie direct vastgesteld. U verstrekt op verzoek van het college inlichtingen waaruit blijkt dat de activiteiten zijn uitgevoerd en dat aan de verplichtingen is voldaan; zo'n verzoek kan tot vijf jaar na de vaststellingsdatum worden gedaan en kan al onderdeel zijn van het verleningsbesluit.
• Bij subsidies van meer dan € 5.000 dient u uiterlijk 13 weken nadat de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht een aanvraag tot vaststelling in. Deze bevat: een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de activiteiten zijn verricht, indien van toepassing een kopie van de publiciteit rond de activiteit, een financieel verslag (overzicht van activiteiten en bijbehorende uitgaven en inkomsten ten opzichte van de oorspronkelijke begroting) en een balans.