Subsidieregeling Citymarketing Evenementen gemeente Alphen aan den Rijn

• De aanvrager is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) in de gemeente Alphen aan den Rijn.
• Het evenement is voor iedereen toegankelijk.
• Het evenement vindt (grotendeels) plaats binnen de gemeentegrenzen van Alphen aan den Rijn.
• Het evenement gaat (overwegend) niet over commerciële, politieke of religieuze doelen.

Voor het organiseren van het evenement is mogelijk daarnaast een Evenementenvergunning nodig.

Hoe de subsidie zich verhoudt tot je totale kosten

De subsidie is gekoppeld aan de totale kosten van je evenement, niet aan losse kostenposten:

• Je moet zelf minimaal 2/3 (twee derde) van de totale kosten van het evenement betalen. De subsidie kan dus maximaal ongeveer een derde van je totale begroting dekken, met een bovengrens van € 30.000 per evenement.
• Ontvang je voor hetzelfde evenement ook subsidie van een andere partij, dan mag de bijdrage van de gemeente samen met die andere subsidie(s) niet meer zijn dan de helft van de totale kosten van het evenement.

Omdat het gaat om de totale kosten van het evenement, moet je bij de aanvraag een volledige begroting aanleveren (zie hieronder).

Wat je moet aanleveren om je kosten te onderbouwen

Bij de aanvraag lever je in elk geval aan:

• Begroting, met een toelichting op de inkomsten en uitgaven van het evenement. Hierin zet je dus alle kostenposten en alle inkomstenbronnen (waaronder de gevraagde subsidie en je eigen bijdrage) op een rij. De gemeente stelt hiervoor een Word-formulier beschikbaar.
• Balans van de stichting of vereniging die het evenement organiseert, met een toelichting op het afgelopen jaar. Ook hiervoor is een Word-formulier beschikbaar.
• Marketing- of communicatieplan, waarin je beschrijft hoe je de doelgroep bereikt. Dit onderbouwt niet de kosten zelf, maar wel de citymarketingdoelen waarvoor de kosten worden gemaakt.

Wat na afloop wordt getoetst

Na het evenement verantwoord je de daadwerkelijke besteding. Daarbij vraagt de gemeente om:

• Een beschrijving van de uitvoering van het evenement, met een vergelijking tussen wat je had aangevraagd en wat er daadwerkelijk is gebeurd, inclusief een toelichting op eventuele wijzigingen.
• Het totale aantal bezoekers en hun herkomst.
• Een financieel overzicht met een vergelijking tussen de begrote en de werkelijke inkomsten en uitgaven (aan te leveren als PDF, Excel- of Word-document), met een toelichting op eventuele afwijkingen.

Op basis van deze verantwoording stelt de gemeente de definitieve subsidie vast. Wijken je werkelijke kosten of inkomsten af van de begroting, dan kan dat dus gevolgen hebben voor het bedrag dat je uiteindelijk definitief krijgt.

Wat niet subsidiabel is

Wel volgt uit de knock-outeisen indirect dat kosten voor evenementen die overwegend commercieel, politiek of religieus van aard zijn, niet voor subsidie in aanmerking komen, omdat het evenement zelf dan al afvalt voor subsidie. Verder geldt dat kosten die je dekt via een andere subsidie, meetellen bij de toets of de gemeentelijke bijdrage samen met die andere subsidie niet boven de helft van de totale kosten uitkomt.

• Een begroting met een toelichting op de inkomsten en uitgaven.
• Een balans van de stichting of vereniging, met een toelichting op het afgelopen jaar.
• Een marketing- of communicatieplan waarin u beschrijft hoe u de doelgroep bereikt.

Stichting Alphen Marketing adviseert de gemeente bij het beoordelen van de aanvragen. Vragen over het indienen of de voortgang van een aanvraag kunt u mailen naar economischezaken@alphenaandenrijn.nl.

Na afloop van het evenement moet u de subsidie verantwoorden, uiterlijk 16 weken na afloop van het evenement. Dit doet u met een online formulier, waarbij u onder meer:

• de uitvoering van het evenement beschrijft en vergelijkt met de oorspronkelijke aanvraag, met een toelichting op eventuele wijzigingen,
• het totale aantal bezoekers en hun herkomst beschrijft,
• een financieel overzicht toevoegt (als PDF, Excel of Word-document) met een vergelijking tussen begrote en werkelijke inkomsten en uitgaven, en een toelichting op afwijkingen.

Op basis van deze verantwoording stelt de gemeente de definitieve subsidie vast. Doet u dit niet of onvolledig, dan kan het zijn dat u een deel van de subsidie moet terugbetalen. Na het indienen van de verantwoording ontvangt u binnen 8 weken een reactie. Voor het verantwoordingsformulier heeft u eHerkenning of DigiD nodig.