Eenjarige subsidie kunst en cultuur 2027

De subsidie is er voor organisaties die al een subsidierelatie met de gemeente hebben: je hebt minimaal 2 jaar een eenjarige subsidie ontvangen, of je had in de vorige periode al een vierjarige subsidie. Nieuwe, onbekende organisaties komen dus niet in aanmerking. Verder moet je organisatie gevestigd of actief zijn in Alphen aan den Rijn en zich volgens de statuten richten op kunst en cultuur.

Je krijgt een tegemoetkoming in de uitvoeringskosten van je activiteiten, tot maximaal 75% van de totale uitvoeringskosten. Er is geen vast subsidiebedrag of subsidieplafond bekendgemaakt; hoeveel je precies krijgt hangt af van je begroting en de beoordeling van je aanvraag.

De aanvraag doe je met een uitgebreid dossier: een vierjarenplan, een communicatieplan, een sluitende begroting en dekkingsplan, je meest recente jaarrekening, een KvK-uittreksel en een ingevulde vragenlijst (apart voor vrijwilligersorganisaties en professionele organisaties). De gemeente beoordeelt daarna op een reeks inhoudelijke criteria die verschillen per type organisatie.

Belangrijk om te weten: het loket is nu gesloten. Aanvragen kon van 1 mei tot en met 1 juli 2026. Wie toen een aanvraag heeft ingediend, hoort uiterlijk 31 oktober of de organisatie subsidie ontvangt.

Eisen aan je organisatie:

• Je organisatie is gevestigd in de gemeente Alphen aan den Rijn en/of is daar actief.
• Je organisatie richt zich volgens de statuten op kunst en cultuur.

Eisen aan de activiteiten:

• De activiteiten gaan over kunst en/of cultuur.
• De activiteiten vinden voor het grootste deel plaats in Alphen aan den Rijn.
• De activiteiten passen bij het doel van de subsidieregeling.
• De activiteiten kunnen in de toekomst vaker plaatsvinden (ze moeten structureel van aard kunnen zijn, eenmalige losse acties passen dus minder goed).

Overige eisen:

• De subsidie is nodig om de activiteiten daadwerkelijk uit te kunnen voeren. Kun je de activiteiten ook zonder subsidie organiseren, dan geldt de noodzaak niet.
• Je kunt starten met de activiteiten op 1 januari 2027. Kun je die startdatum niet halen, dan val je af.

• Je vraagt aan binnen de aanvraagperiode. Voor de ronde 2027 liep dat van 1 mei tot en met 1 juli 2026. Op dit moment kun je de subsidie niet aanvragen, de aanvraagperiode is gesloten.
• Je stuurt alle verplichte documenten mee (communicatieplan, KvK-uittreksel, ingevulde vragenlijst, jaarplan, jaarrekening, begroting en dekkingsplan). Ontbreekt een document, dan kan de gemeente je aanvraag niet goed beoordelen.

Wie valt af:

• Organisaties die niet in Alphen aan den Rijn zijn gevestigd of actief zijn.
• Organisaties waarvan de statutaire doelstelling niet op kunst en cultuur is gericht.
• Aanvragen voor activiteiten die vooral buiten Alphen aan den Rijn plaatsvinden.
• Aanvragen voor activiteiten die geen relatie hebben met kunst of cultuur, of niet passen bij het doel van de regeling.
• Aanvragen voor eenmalige activiteiten zonder enig toekomstperspectief op herhaling.
• Organisaties die de activiteiten toch al zouden uitvoeren zonder deze subsidie.
• Aanvragen die later binnenkomen dan de deadline van 1 juli 2026, of die vóór 1 mei 2026 worden ingediend.

Er wordt wel onderscheid gemaakt tussen professionele organisaties en vrijwilligersorganisaties, dit onderscheid is vooral relevant voor de vragenlijst die je invult en voor de beoordelingscriteria, niet voor de vraag of je in aanmerking komt.

Kosten voor organisatie en uitvoering

Dit zijn kosten die direct verbonden zijn aan de kunst- en culturele activiteiten waarvoor je subsidie aanvraagt. Belangrijke rekenregel: het gaat om de kosten die resteren nadat je bijdragen van derden hebt afgetrokken. Ontvang je bijvoorbeeld al een bijdrage van een sponsor of een andere subsidieverstrekker voor (een deel van) de activiteit, dan trek je dat bedrag eerst af voordat je berekent welk deel subsidiabel is. Voorwaarde is dat de kosten direct verbonden moeten zijn aan de activiteiten.

Kosten voor huisvesting

Ook huisvestingskosten kun je meenemen, maar alleen als uit je aanvraag blijkt dat je hiervoor de meest efficiënte oplossing hebt gekozen. Je zal in je aanvraag dus moeten onderbouwen waarom de gekozen huisvesting (bijvoorbeeld een zaal, atelier of oefenruimte) de goedkoopste of meest logische keuze is voor je activiteiten.

Het aftoppingspercentage

Over de optelsom van deze subsidiabele kosten geldt: je ontvangt niet meer dan 75% van de totale uitvoeringskosten van de activiteiten die je organiseert. De overige 25% moet je dus altijd zelf dekken, uit andere inkomsten, bijdragen van derden of eigen middelen. Dit percentage geldt dus niet per kostenpost apart, maar over het totaal van de uitvoeringskosten.

Het maximumbedrag

Naast het percentage geldt een plafond: je kunt als professionele organisatie of vrijwilligersorganisatie maximaal € 10.000 aanvragen. Ook geldt dat je nooit meer subsidie ontvangt dan je aanvraagt, ook al zou 75% van je kosten hoger uitvallen.

Wat je moet aantonen in je begroting

Om te laten zien welke kosten subsidiabel zijn en hoe je de overige kosten dekt, moet je een sluitende begroting en dekkingsplan indienen (inkomsten en uitgaven). Hiervoor kun je het format "Begroting en dekkingsplan" van de gemeente gebruiken. In dit document werk je uit welke kosten je maakt, welke inkomsten daar tegenover staan (waaronder bijdragen van derden) en hoe het totaalplaatje sluitend is.

Wat niet vergoed wordt

Uit de regels volgt dat het volgende niet (volledig) subsidiabel is:

• Kosten die al door bijdragen van derden zijn gedekt (deze trek je eerst af, ze tellen niet mee bij het bepalen van de subsidiabele uitvoeringskosten).
• Huisvestingskosten waarvan niet blijkt dat het de meest efficiënte oplossing is; een duurdere of minder logische huisvestingskeuze wordt niet (volledig) vergoed.
• Kosten die niet direct verbonden zijn aan de kunst- en culturele activiteiten vallen buiten de kostensoort "organisatie en uitvoering".
• Elk bedrag boven de 75% van de totale uitvoeringskosten, en in alle gevallen elk bedrag boven € 10.000 of boven het bedrag dat je hebt aangevraagd.

Er is geen vast bedrag per eenheid (uur, vrijwilliger, m² of deelnemer) dat je kunt hanteren; de subsidie werkt met een percentage van de totale (na aftrek van derdenbijdragen bepaalde) uitvoeringskosten, begrensd door het maximum van € 10.000.

Dat betekent in de praktijk:

• Je berekent eerst je totale uitvoeringskosten (de kosten voor organisatie en uitvoering van je culturele activiteiten, plus eventueel de huisvestingskosten die je opvoert).
• Van die kosten trek je eerst de bijdragen van derden af. Alleen de kosten die daarna overblijven zijn subsidiabel.
• Van dat subsidiabele bedrag vergoedt de gemeente maximaal 75%. Je moet dus altijd minimaal 25% van de resterende uitvoeringskosten zelf dekken, via eigen inkomsten, andere subsidies of bijdragen van derden.

Wat het bedrag beïnvloedt:

• Hoe hoger je bijdragen van derden, hoe lager het bedrag waarover de 75% wordt berekend, omdat die bijdragen er eerst worden afgetrokken.
• Bij huisvestingskosten moet uit je aanvraag blijken dat je hebt gekozen voor de meest efficiënte oplossing. Kies je een duurdere optie zonder dat te onderbouwen, dan is het risico dat die kosten (deels) niet meetellen.
• De sluitende begroting en het dekkingsplan die je meestuurt, laten zien hoe je de resterende kosten (na de 75%) dekt. Is je begroting niet sluitend, dan is dat een probleem bij de beoordeling.

De 75%-grens geldt zoals vermeld, zonder staffel, indexering of differentiatie naar type organisatie (vrijwilligers versus professioneel).

Elke aanvraag wordt inhoudelijk beoordeeld op de criteria uit de sectie Voorwaarden, wat erop wijst dat kwaliteit een rol speelt bij de uiteindelijke toekenning.</tekst> </invoke>

Stap 1: nagaan of je in aanmerking komt

Check vooraf of je organisatie voldoet aan de basisvoorwaarden (zie de sectie Kom ik in aanmerking?), met name de subsidiehistorie (minimaal 2 jaar eenjarige subsidie, of eerder al een vierjarige subsidie) en de vestiging in of activiteit binnen Alphen aan den Rijn.

Stap 2: documenten verzamelen

Bij je aanvraag stuur je de volgende stukken mee:

• Communicatieplan. Een plan waarin je beschrijft hoe je communiceert over je activiteiten.

• Ingevulde vragenlijst van de gemeente. Er zijn twee versies: een vragenlijst voor vrijwilligersorganisaties en een vragenlijst voor professionele organisaties. Je vult de vragenlijst in die past bij jouw type organisatie.

• Jaarrekening (meest recente). De meest recente jaarrekening van je organisatie, ter onderbouwing van je financiële positie.

• Sluitende begroting en dekkingsplan. Een overzicht van inkomsten en uitgaven dat sluitend is, plus een onderbouwing van hoe je de kosten dekt. Je kunt hiervoor het format "Begroting en dekkingsplan" gebruiken dat de gemeente aanbiedt.

• Uittreksel van de Kamer van Koophandel. Een recent KvK-uittreksel waaruit blijkt dat je organisatie bestaat en actief is. Dit document wordt afgegeven door de KvK zelf, niet door jou ondertekend.

• Vierjarenplan (2027-2030). Je visie en activiteiten per jaar. Dit is het kernstuk van je aanvraag en moet minimaal bevatten:
• de activiteiten waarvoor je subsidie aanvraagt
• waar de activiteiten plaatsvinden en of ze eenmalig zijn of vaker plaatsvinden
• welke doelgroepen je wilt bereiken en een schatting van het aantal bezoekers
• de doelstellingen die je wilt bereiken en hoe de activiteiten daaraan bijdragen

Zorg er wel voor dat elk document compleet en actueel is, want ontbrekende stukken vertragen of belemmeren de beoordeling.

Stap 3: aanvraag indienen

Je diende je aanvraag in tussen 1 mei 2026 en 1 juli 2026.

Stap 4: wachten op besluit

Heb je een aanvraag gedaan, dan hoor je uiterlijk 31 oktober (2026) of je organisatie subsidie ontvangt.

Wat als je de deadline hebt gemist

Let op bij de voorbereiding

• Zorg dat je weet of je organisatie geldt als vrijwilligersorganisatie of professionele organisatie, want dat bepaalt welke vragenlijst en welke beoordelingscriteria gelden.
• Het vierjarenplan is uitgebreid: reserveer tijd om de vier onderdelen (activiteiten, locatie/frequentie, doelgroepen/bezoekers, doelstellingen) goed uit te werken, want dit vormt de basis voor de inhoudelijke beoordeling.
• De begroting moet sluitend zijn; gebruik het aangeboden format om fouten te voorkomen.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

De gemeente Alphen aan den Rijn beoordeelt je aanvraag. Heb je in de periode 1 mei tot en met 1 juli 2026 een aanvraag ingediend, dan hoor je uiterlijk 31 oktober (2026) of je organisatie subsidie ontvangt.

Waarop wordt getoetst

Na de knock-outtoets op de basisvoorwaarden volgt een inhoudelijke beoordeling op de criteria die horen bij jouw organisatietype (vrijwilligers of professioneel), zoals beschreven in de sectie Voorwaarden.

Uitbetaling

Wel staat vast dat het toe te kennen bedrag niet meer bedraagt dan 75% van de totale uitvoeringskosten van je activiteiten (na aftrek van bijdragen van derden). Hoe en wanneer dit bedrag precies wordt overgemaakt, meld het loket niet.

Verplichtingen tijdens de looptijd (2027-2030)

Krijg je de subsidie toegekend, dan geldt voor de hele periode:

• Je levert elk jaar vóór 1 december een jaarplan aan. Dit is een terugkerende, jaarlijkse verplichting gedurende de vierjarige looptijd, niet iets wat je eenmalig bij de aanvraag regelt.
• Je voert je activiteiten uit zoals beschreven in je vierjarenplan: dezelfde activiteiten, locaties, doelgroepen en doelstellingen die je in de aanvraag hebt opgenomen.
• Bij huisvestingskosten blijf je verantwoording afleggen over de keuze voor de meest efficiënte oplossing.
• Je start de activiteiten op 1 januari 2027, zoals vastgelegd als voorwaarde bij de aanvraag.

Er staat niets over een eindverantwoording of vaststelling aan het einde van de vierjarige periode, over tussentijdse evaluaties of voortgangsgesprekken, over de gevolgen als je activiteiten wijzigen ten opzichte van je vierjarenplan, of over terugvordering bij het niet naleven van verplichtingen.