Matra Overheid tot Overheid

Stap 1: quickscan. Voordat u een subsidieaanvraag mag indienen, moet u een verplichte quickscan met uw plan of projectidee voorleggen aan RVO. U ontvangt hierop een advies van een RVO-adviseur. Dit advies is niet bindend: u beslist zelf of u een aanvraag indient, en u blijft zelf verantwoordelijk voor het aantonen dat het partnerschap aan de criteria voldoet. Zonder ingediende quickscan en ontvangen advies kunt u geen aanvraag indienen.

Stap 2: subsidieaanvraag. De aanvraag dient u in het Nederlands of Engels in, met het door RVO beschikbaar gestelde aanvraagformulier. Bij een partnerschap is de penvoerder de aanvrager en de partij die na toekenning volledig verantwoordelijk is naar de minister voor de uitvoering en de subsidieverplichtingen.

Bij de aanvraag moet u in ieder geval aanleveren:

• het referentienummer van het RVO-advies op de quickscan;
• een volledig ingevuld aanvraagformulier;
• bewijs van de vereiste ervaring van de aanvrager;
• een projectplan (Annex I), met context-, stakeholder- en probleemanalyse, een theory of change, een overzicht van resultaten, een monitoring-, evaluatie- en leerstrategie, een projectplanning en rolverdeling, een risicoanalyse en een communicatiestrategie;
• de Organisational Risk and Integrity Assessment (ORIA, Annex III) van de aanvrager;
• een begroting (Annex II) met de totale projectkosten, per partner uitgesplitst bij een partnerschap;
• de twee meest recente jaarrekeningen waarover een goedkeurende controleverklaring beschikbaar is;
• bij een partnerschap: een door de partners ondertekende samenwerkingsovereenkomst (cooperation agreement, zie checklist Annex V) die garandeert dat elke partner meewerkt aan de uitvoering en de gemaakte afspraken en subsidieverplichtingen naleeft;
• een intentieverklaring (Annex IV), ondertekend door de Nederlandse (semi-)overheidsinstelling(en) en door de (semi-)overheidsinstelling(en) in het doelland, waarin zij hun intentie tonen het project gezamenlijk uit te voeren;
• indien u een tussenpersoon machtigt om namens u de aanvraag in te dienen of te handelen: een ondertekende machtiging (Annex VI), ondertekend door de aanvrager.

Alle betrokken partijen moeten verklaren bekend te zijn met de OESO-richtlijnen en deze na te leven, en bekend te zijn met de uitsluitingslijst van FMO en geen activiteiten op die lijst te ondernemen. Nederlandse bedrijven vullen daarnaast een MVO-zelfscan in als onderdeel van het aanmeldproces; dit is een voorwaarde voor goedkeuring van het project.

Is een aanvraag onvolledig, dan kan RVO om aanvulling vragen. Een aanvulling kan niet na de sluitingsdatum voor het indienen van aanvragen worden ingediend. Onvolledige of onvoldoende onderbouwde aanvragen (geheel of gedeeltelijk) kunnen worden afgewezen.

Het beschikbare budget wordt verdeeld op basis van de score op de beoordelingscriteria: aanvragen die het best scoren krijgen voorrang, met oog voor een evenwichtige verdeling van middelen. Bij gelijke score en een gelijke resterende ruimte binnen het subsidieplafond wordt de volgorde door loting bepaald.

Wordt de subsidie toegekend, dan kunt u beginnen met de uitvoering van uw project. De subsidie wordt uitbetaald in de vorm van voorschotten.

Tijdens de looptijd gelden onder meer de volgende verplichtingen:

• u meldt het bij RVO als u de subsidievoorwaarden niet (volledig) kunt naleven of de activiteiten niet (volledig) kunt uitvoeren;
• u werkt mee aan monitoring- en evaluatieactiviteiten die bij het programma horen;
• er wordt in elk geval een baseline-onderzoek uitgevoerd voor elk project;
• u dient jaarlijks een of meer rapportages in met informatie over de voortgang richting de beoogde resultaten en doelen, en een overzicht van de gemaakte kosten ten opzichte van de oorspronkelijke projectbegroting;
• na afloop van het project levert u een eindrapportage en werkt u mee aan het verspreiden van de projectresultaten;
• u rapporteert tijdens de uitvoering over sociale en milieurisico's (in het kader van internationaal MVO) en over de maatregelen die u neemt of plant om deze te beperken;
• u meldt onmiddellijk aan RVO feiten of omstandigheden die duiden op schendingen van de OESO-richtlijnen of de FMO-uitsluitingslijst;
• u meldt (seksueel) grensoverschrijdend gedrag of machtsmisbruik tijdens door RVO gefinancierde projecten.

RVO voert steekproefsgewijs controles uit op de juiste, regelmatige en doelmatige besteding van de subsidie.