Subsidieprogramma Verantwoord Ondernemen (SPVO)

De penvoerder (aanvrager) is:

• een (Nederlands) bedrijf met een vestiging of vast kantoor in Nederland, of
• een (Nederlandse) ngo met een vestiging of vast kantoor in Nederland.

Aanvragers moeten hun activiteiten uitvoeren in een samenwerkingsverband. Dat samenwerkingsverband bestaat in elk geval uit:

• een bedrijf met een (permanente) vestiging in Nederland;
• een lokaal bedrijf in een van de subsidiabele projectlanden;
• een lokale ngo of andere ngo met voldoende kennis van de lokale context en een lokaal netwerk.

Verder geldt:

• elke partner in het samenwerkingsverband is een rechtspersoon;
• een van de aanvragers heeft een integriteitsbeleid dat wordt toegepast tijdens het project;
• elke partner is nodig om de doelen van het project te bereiken;
• de bedrijven maken deel uit van dezelfde waardeketen;
• ten minste een van de bedrijven voert belangrijke activiteiten uit in Nederland;
• de partners vermoeden sociale of milieurisico's of misstanden in hun productieketen, zoals lage lonen, slechte arbeidsomstandigheden of kinderarbeid.

De bedrijven in het samenwerkingsverband (met uitzondering van lokale ondernemingen) mogen niet eerder subsidie hebben ontvangen uit het SSF of SPVO.

De projectactiviteiten moeten plaatsvinden in een van de landen op de SPVO-landenlijst (onder andere Bangladesh, Ghana, India, Indonesië, Kenia, Vietnam en Zuid-Afrika). Het programma richt zich op sectoren met een hoog risico, zoals landbouw, kleding en textiel, en mijnbouw, maar een aanvraag uit een andere sector is mogelijk als u aanzienlijke sociale risico's in die sector kunt aantonen.

Vergroeningsmaatregelen moeten altijd bijdragen aan de 3 sociale SPVO-thema's.

Een project bestaat uit twee fasen:

• Fase A: lokale impactbeoordeling, due diligence onderzoek en het opstellen van een actieplan. Fase A zou niet langer dan 9 maanden moeten duren.
• Fase B: het uitvoeren van de eerste (korte termijn) stappen uit het actieplan. Kosten voor fase B worden subsidiabel na goedkeuring van het fase B-voorstel.

De projectactiviteiten zijn gericht op of gekoppeld aan de bestaande gemeenschappelijke waardeketen van de ondernemingen in het samenwerkingsverband. Activiteiten mogen niet gericht zijn op sociale verbeteringen in uw eigen lokale vestigingen, dochterorganisaties of productielocaties.

In de begroting (budget sheet) specificeert u de subsidiabele projectkosten; de projectadministratie moet 100% van de subsidiabele kosten omvatten.

Niet subsidiabel: het voortzetten of opschalen van eerder onder FBK of FVO gefinancierde projecten, tenzij er een duidelijk innovatief aspect is. Projectactiviteiten moeten nieuw zijn voor het bedrijf, het land of de sector waarin het project wordt uitgevoerd.

De eigen bijdrage is minimaal 30% van de subsidiabele projectkosten. De partners binnen het samenwerkingsverband kunnen zelf beslissen hoe ze deze eigen bijdrage onderling verdelen (bijvoorbeeld: het Nederlandse bedrijf draagt de volledige 30% bij, waardoor de kosten voor de ngo's en het lokale bedrijf volledig gedekt zijn).

De projectadministratie moet 100% van de subsidiabele kosten omvatten.

De subsidie wordt uitgekeerd in voorschotten.

• Quickscan indienen. Dit is verplicht voordat u subsidie kunt aanvragen. RVO streeft ernaar de quickscan binnen 2 weken te beoordelen en geeft op basis daarvan een vrijblijvend advies. Daarna neemt een projectadviseur contact op voor een online afspraak.
• Risicoanalyse uitvoeren, voorafgaand aan de formele aanvraag. Deze behandelt kinderarbeid, arbeidsomstandigheden, leefbaar loon/inkomen en (optioneel) milieuvraagstukken, en is gebaseerd op bestaand onderzoek en eigen kennis van de waardeketen.
• Formele aanvraag indienen. U logt in met eHerkenning niveau 3 en vult de aanvraag volledig in het Engels in. RVO neemt alleen volledig ingevulde aanvragen in behandeling; is de aanvraag incompleet, dan geldt de datum van ontvangst van de aanvullende informatie als aanvraagdatum.

Bij de aanvraag dient u de volgende, Engelstalige documenten in:

• Annex I: Project Proposal
• Annex II: Results Sheet
• Annex III: Budget
• Annex IV: Cooperation Form
• Annex V: Authorisation Intermediary (indien van toepassing)
• Annex VI: SME Assessment
• Risicoanalyse en resultaten (vormvrij)
• Het MVO-beleid van het bedrijf (vormvrij)
• Integriteitsbeleid (vormvrij; dit mag van elke organisatie in het samenwerkingsverband zijn)

Ook houdt u bij de aanvraag bij: het KvK-inschrijvingsnummer (indien van toepassing), uw quickscan referentienummer, bankgegevens, partnerformulieren, naam van het project, begin- en einddatum (maximaal 4 jaar), en het budget en subsidiebedrag.

Voor een buitenlandse organisatie zonder KvK-nummer kiest u bij het aanvraagformulier 'Reason no KvK' en laat u het veld 'KvK-number' leeg. Zonder RSIN-identificatie laat u de velden 'RSIN' en 'Statutory name' leeg (optioneel).

Toekenning van subsidie gebeurt op basis van 'first-come, first-served', verdeeld over een deel van het budget voor samenwerkingsverbanden die uitsluitend uit MKB bestaan en een deel voor overige aanvragen.

Wordt de aanvraag goedgekeurd, dan kunt u starten met fase A van het project. U ontvangt de subsidie in voorschotten.

Tijdens de looptijd gelden onder meer de volgende verplichtingen:

• Aan het einde van fase A dient u een eindverslag fase A in en een voorstel voor fase B. Het voorstel voor fase B wordt beoordeeld op basis van de criteria in de Staatscourant; kosten voor fase B worden pas subsidiabel na goedkeuring van dat voorstel.
• Na afloop van fase B dient u een eindrapport fase B in.
• U dient jaarlijkse voortgangsverslagen in, zoals benoemd in de toekenningsbrief.
• Alle rapporten gaan vergezeld van een bijgewerkt resultatenblad en budgetblad; u moet behaalde resultaten en kosten kunnen aantonen met means of verification en een goede projectadministratie (bijvoorbeeld tijdsadministratie en facturen). Selecteert RVO uw project voor een steekproef, dan vraagt RVO om bewijsstukken.
• Voor projectwijzigingen (in partnerschap, voortgang, budget of planning) heeft u vooraf toestemming van RVO nodig. Een budgetwijzigingsverzoek is alleen nodig als de totale kosten meer dan 25% afwijken van de goedgekeurde begroting én de wijziging hoger is dan € 2.000 per budgetcategorie per resultaat.
• Alle documenten en communicatie met RVO verlopen in het Engels.

Na afloop van het project beoordeelt RVO de totale gerealiseerde kosten en resultaten. Alle kosten moeten subsidiabel en verantwoord zijn en in lijn zijn met de resultaten van het project.