Wat gebeurt er na je aanvraag voor Stimuleringsregeling Technologie in Ondersteuning en Zorg (STOZ)?

Beoordeling en doorlooptijd

RVO beoordeelt aanvragen op volgorde van binnenkomst en volledigheid. De behandeltijd voor de opschalings- en evaluatieroute bedraagt tot 22 weken, voor de strategievormingsroute maximaal 13 weken. Aanvragen met een subsidiebedrag boven € 125.000 worden voorgelegd aan een adviescommissie; hierbij hoort een interview, waarvoor RVO telefonisch of per mail contact opneemt met de contactpersoon. Nu de regeling gesloten is, kan een ingediende aanvraag niet meer worden gewijzigd.

Bij afwijzing staat de reden in de besluitbrief. Ben je het niet eens met het besluit, dan kun je binnen 6 weken na de datum op de besluitbrief bezwaar maken.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Je voert het project uit volgens het goedgekeurde projectplan en houdt alle kosten en uren per medewerker verantwoordbaar bij, bijvoorbeeld samen met je financieel manager of accountant. Wijzigingen in het project (personele wijzigingen, vertraging, stopzetting of andere belangrijke veranderingen) moet je vóór de wijziging ingaat melden, en in ieder geval vóór de einddatum van het project. Doe je dit niet of te laat, dan kan RVO tussen € 750 en € 9.000 inhouden op het verleende subsidiebedrag, afhankelijk van de hoogte daarvan. Zonder geldige reden kan een hoger bedrag worden ingehouden, met het risico dat de subsidie gedeeltelijk of volledig wordt teruggevorderd, zelfs als je de beoogde resultaten wel hebt behaald.

Voortgangsrapportage

Bij opschalings- en evaluatieprojecten rapporteer je elke 12 maanden over de voortgang van tussen- en einddoelen, met Model D Voortgangsverslag en het bijbehorende Excel-format (A, B of C, afhankelijk van je organisatietype). Voor de strategievormingsroute geldt geen voortgangsverplichting.

Vaststelling en uitbetaling

Is je project afgerond, dan vraag je de vaststelling aan; dit bepaalt of je het toegekende bedrag daadwerkelijk ontvangt.

Voor *strategievormingsprojecten* geldt: na afloop wordt een steekproef getrokken. Valt je project daar niet in, dan stelt RVO de subsidie automatisch vast en ontvang je een besluitbrief zonder dat je iets hoeft aan te leveren. Valt je project wel in de steekproef, dan vraagt RVO een vormvrije prestatieverklaring op (bijvoorbeeld een rapport of implementatieplan over de gevormde strategie), zonder financiële verantwoording. Blijkt daaruit niet dat het project volgens plan is uitgevoerd, dan stelt RVO aanvullende vragen en vraagt om kostenspecificatie.

Voor *opschalings- en evaluatieprojecten* lever je bij de vaststellingsaanvraag een activiteitenverslag (Model E) in. Bij een subsidiebedrag boven € 125.000 is een financieel verslag met controleverklaring verplicht; bij lagere bedragen is dit niet verplicht maar wel aan te raden, en RVO kan het als onderdeel van een steekproef alsnog opvragen. Concreet lever je aan:

• Tot € 125.000: Model-E vaststellingsverslag plus het financiële vaststellingsdocument (format A, B of C, afhankelijk van je organisatietype).
• Vanaf € 125.000: Model-E vaststellingsverslag plus een controleverklaring.

Heb je voor je project meer dan € 125.000 subsidie ontvangen, dan lever je sowieso een financieel verslag met accountantsverklaring aan. Heb je minder dan € 125.000 gerealiseerd en dit niet vooraf gemeld, dan moet je dit financiële verslag alsnog bij de vaststelling toevoegen.

Je moet het vaststellingsverzoek indienen binnen 22 weken na de einddatum van je project. Bij vragen over de vaststelling of de indientermijn neem je contact op met je projectadviseur.