Uitvoeringsregeling subsidie MKB innovatiestimulering topsectoren Research & Development samenwerkingsprojecten Noord-Holland 2026

• De penvoerder (de onderneming die de aanvraag namens het samenwerkingsverband indient) moet volgens het uittreksel van de Kamer van Koophandel een vestiging in de provincie Noord-Holland hebben, waar het merendeel van de bedrijfsactiviteiten van de penvoerder, inclusief het R&D-samenwerkingsproject, plaatsvindt.
• De deelnemende MKB-ondernemingen mogen geen partnerondernemingen of verbonden ondernemingen van elkaar zijn.
• Een MKB-onderneming is een onderneming zoals gedefinieerd in de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV): minder dan 250 werknemers, en een jaaromzet van maximaal 50 miljoen euro of een jaarlijks balanstotaal van maximaal 43 miljoen euro. Partnerondernemingen en verbonden ondernemingen worden hierbij meegerekend als onderdeel van de aanvragende onderneming.
• Het samenwerkingsverband heeft geen rechtspersoonlijkheid en is specifiek opgericht voor de uitvoering van het project.

Projecten waarbij meer dan 50% van de kosten wordt gemaakt door een deelnemer die in een andere provincie is gevestigd, moeten in die andere provincie worden ingediend en worden bij indiening in Noord-Holland geweigerd. Zijn de kosten 50/50 verdeeld over provincies, of wordt in geen enkele provincie meer dan 50% van de kosten gemaakt, dan kan de aanvraag bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) worden ingediend.

Subsidiabel zijn alleen de kosten genoemd in artikel 25, derde lid, onder a, b, d en e van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV):

• Personeelskosten van de deelnemende MKB-ondernemingen: berekend op basis van een vast uurtarief van maximaal € 60,- per uur.
• Kosten derden (bijvoorbeeld contractonderzoek, kennis en octrooien, consultancy en gelijkwaardige diensten): als het gaat om de inzet van uren van medewerkers van een derde partij, geldt eveneens een subsidiabel uurtarief van maximaal € 60,- per uur. Deze kosten moeten onderbouwd zijn met een offerte bij de aanvraag en een factuur bij de eindverantwoording.
• Kosten van apparatuur en uitrusting: subsidiabel voor zover en zolang deze voor het project worden gebruikt. Worden apparatuur en uitrusting niet gedurende de volledige levensduur voor het project gebruikt, dan komen alleen de afschrijvingskosten over de looptijd van het project in aanmerking, berekend volgens algemeen erkende boekhoudkundige beginselen.
• Bijkomende algemene kosten en andere operationele uitgaven: te onderbouwen met offertes.

Voor alle kostensoorten geldt dat het moet gaan om activiteiten die zijn uitgevoerd binnen de subsidiabele projectperiode en de daarbij daadwerkelijk gemaakte kosten.

Daarnaast gelden minimum- en maximumbedragen per deelnemende MKB-onderneming:

• Bij een totaal te verstrekken subsidie van € 200.000,- of minder ("R&D-klein"): de subsidie per deelnemer is minimaal € 25.000,- en maximaal € 100.000,-.
• Bij een totaal te verstrekken subsidie van meer dan € 200.000,- ("R&D-groot"): de subsidie per deelnemer is minimaal € 25.000,- en maximaal € 175.000,-.

Van het totale beschikbare budget wordt maximaal 50% verleend aan R&D-samenwerkingsprojecten die meer dan € 200.000,- aan subsidie ontvangen ("R&D-groot"). Onbesteed budget dat bestemd was voor subsidies tot € 200.000,- kan wel worden ingezet voor subsidies van meer dan € 200.000,-.

Is al door een ander bestuursorgaan of de Europese Commissie subsidie verstrekt voor dezelfde subsidiabele kosten aan een of meer van de deelnemende ondernemingen, dan wordt slechts een zodanig bedrag aan subsidie verstrekt dat het totaal niet meer bedraagt dan op grond van artikel 25 van de AGVV is toegestaan.

Bij verlening kan een voorschot worden verstrekt van maximaal 80% van het verleende subsidiebedrag.

Een aanvraag bevat ten minste:

• Een inhoudelijke beschrijving van de activiteiten, doelstelling, beoogde resultaten, startdatum en tijdsplanning, ingevuld via het aanvraagformulier.
• Een beschrijving van alle deelnemende MKB-ondernemingen in het samenwerkingsverband.
• Een samenwerkingsovereenkomst, ondertekend door alle deelnemende partijen. Hierin staat ten minste de verdeling van verantwoordelijkheden, bevoegdheden en financiële verplichtingen, de aanwijzing van de penvoerder als indiener en ontvanger van betalingen, en de afspraak dat elke deelnemer verantwoordelijk blijft voor de verantwoording van zijn eigen activiteiten en kosten.
• Een activiteitenplan volgens het beschikbare format, met begin- en einddatum per fase en activiteit.
• Een projectbegroting volgens het beschikbare format, met kosten per deelnemer en kostensoort.
• De gevraagde subsidie per deelnemende MKB-onderneming.
• Een financieringsplan per deelnemer.
• Een samenvatting van het project (maximaal 150 woorden) met toestemming voor gebruik in openbare publicaties.
• Een machtiging aan de penvoerder, ondertekend door elke andere deelnemende MKB-onderneming, om namens hen te communiceren en betalingen te ontvangen, te verdelen en te verantwoorden.
• Uittreksels van de Kamer van Koophandel van elke deelnemende MKB-onderneming (en van eventuele bestuurders van deze ondernemingen).
• Een MKB-verklaring van elke deelnemende MKB-onderneming.
• Een organogram, als een deelnemende onderneming onderdeel is van een holding.
• Een verslag over de financiële positie van elke deelnemende MKB-onderneming (een recente, vastgestelde jaarrekening, of bij een groep van ondernemingen een geconsolideerde jaarrekening; is geen jaarrekening beschikbaar, dan een onderbouwde balans).
• Offertes ter onderbouwing van kosten derden en overige kosten, als de begroting deze kostensoorten bevat.
• Bij digitale indiening: een kopie van een recent bankafschrift van de penvoerder, als deze niet eerder of meer dan twee jaar geleden subsidie van de provincie heeft ontvangen op het opgegeven rekeningnummer.

Tijdig ingediende aanvragen worden voor advies over de inhoudelijke criteria en de rangschikking voorgelegd aan een team van onafhankelijke, deskundige beoordelaars, ingezet door de Regionale Ontwikkelingsmaatschappij InWest (ROM InWest). Bij een tendersysteem kan een incomplete aanvraag na het verstrijken van de indieningstermijn niet meer worden aangevuld met inhoudelijke informatie.

Bij subsidieverlening kan op verzoek een voorschot worden verstrekt van maximaal 80% van het verleende subsidiebedrag, waarbij het kasritme (de verwachte uitgaven per periode van drie maanden) wordt opgegeven. Wordt geen voorschot bij de aanvraag gevraagd, dan kan dit bij de eerstvolgende verplichte voortgangsrapportage worden gedaan.

Tijdens de looptijd gelden onder meer de volgende verplichtingen voor de penvoerder:

• onverwijld schriftelijk melden aan Gedeputeerde Staten als voor een deelnemer een verzoek tot schuldsanering, surseance van betaling of faillietverklaring is ingediend;
• onverwijld schriftelijk melden zodra aannemelijk is dat de activiteiten niet, niet tijdig of niet geheel worden verricht, of niet aan de subsidieverplichtingen zal worden voldaan;
• een administratie voeren waaruit de aard, inhoud en voortgang van de activiteiten, de gemaakte en betaalde kosten, en (bij loonkosten) het aantal gewerkte uren per persoon blijken.

Elke deelnemende partij blijft zelf verantwoordelijk voor de verantwoording van de activiteiten die zij uitvoert en de daarbij gemaakte kosten. De administratie moet ten minste vijf jaar na de subsidievaststelling worden bewaard (bij een gerechtelijke procedure: ten minste tien jaar na afhandeling daarvan).

Een aanvraag tot vaststelling wordt ingediend binnen 13 weken na voltooiing van het project, met onder meer een urenregistratie per persoon, per week en per deelactiviteit. Gedeputeerde Staten beslissen binnen 16 weken na ontvangst van de aanvraag tot vaststelling. De deelnemende MKB-ondernemingen kunnen worden uitgenodigd om de resultaten van het project te presenteren. Onverschuldigd betaalde subsidiebedragen worden teruggevorderd bij iedere deelnemer, voor het deel dat die deelnemer heeft ontvangen.