Innoveren VIA organisatie-innovatie (2020)

• De aanvrager is een mkb-onderneming volgens de definitie van de algemene groepsvrijstellingsverordening (minder dan 250 fte, en een jaaromzet van maximaal € 50 miljoen of een balanstotaal van maximaal € 43 miljoen). Bij verbonden of partnerondernemingen tellen de gegevens van die ondernemingen (deels) mee bij het bepalen van deze grenswaarden.
• De onderneming heeft op het moment van aanvragen een vestiging in Drenthe, Fryslân of Groningen en voert daar ondernemingsactiviteiten uit.
• De onderneming verkeert niet in financiële moeilijkheden zoals gedefinieerd in de algemene groepsvrijstellingsverordening.
• Eén onderneming kan niet meer dan tweemaal subsidie krijgen op grond van deze regeling binnen de aanvraagperiode. Meerdere nauw verweven rechtspersonen kunnen daarbij als één onderneming worden gezien.

• het vernieuwen van de interne organisatie
• het vernieuwen van het verdienmodel
• het ontwikkelen van nieuwe strategische samenwerkingen

De deskundige moet onafhankelijk zijn van de aanvragende onderneming. Er is bijvoorbeeld geen onafhankelijkheid als de deskundige of diens organisatie een financieel belang heeft in de aanvrager (of omgekeerd), als dezelfde persoon bestuurder is van beide partijen, bij familierelaties in de eerste of tweede graad, of als de deskundige een duidelijk belang heeft in de uitkomst van het project.

Niet subsidiabel zijn:

• buitenlandse reis- en verblijfkosten
• verrekenbare btw
• reguliere activiteiten, zoals gebruikelijke HR-werkzaamheden (aanpassen van vacatureteksten, opstellen van individuele ontwikkelplannen), gebruikelijke werkzaamheden van een accountant, het anders inrichten van de financiële administratie, het voldoen aan wettelijke verplichtingen of certificeringen, en het volgen van opleidingen of trainingen

De subsidie valt onder de-minimissteun of de algemene groepsvrijstellingsverordening. Bij de-minimissteun geldt een maximum steunbedrag per onderneming (of groep van verbonden ondernemingen) over een periode van drie jaar; ontvangen de-minimissteun van alle verbonden ondernemingen telt hierbij mee.

Benodigde documenten bij de aanvraag:

• Een kopie bankafschrift, ter verificatie van het IBAN-nummer
• De (geconsolideerde) jaarrekening van het voorafgaande boekjaar
• Een schematische weergave van de juridische organisatiestructuur van het verband van ondernemingen, inclusief deelnemingspercentages, aantal werknemers, jaaromzet en balanstotaal per onderneming (indien de onderneming deel uitmaakt van een verband van ondernemingen)
• Een kopie van de beschikking(en) of aanvraagformulier(en) van een projectaanvraag bij een andere instantie (indien van toepassing)
• Offerte(s) van de deskundige(n)
• Verklaring de-minimissteun, ondertekend (alleen een geprint en ondertekend exemplaar is rechtsgeldig)
• Ondertekeningsformulier VIA 2020 Organisatie-Innovatie, ondertekend door de aanvrager
• Format projectplan VIA 2020 Organisatie Innovatie, ingevuld met onder meer een begroting van de kosten per projectfase
• Machtigingsformulier (indien een derde partij de aanvraag namens de aanvrager ondertekent en indient)
• Instemmingsverklaring VIA 2020, ondertekend door de penvoerder (alleen nodig als een verbonden- of partneronderneming als begunstigde in de overeenkomst wordt opgenomen)
• Verklaring financiële moeilijkheden, ondertekend op groepsniveau
• Mkb-verklaring, ondertekend door de tekenbevoegde

Het beschikbare budget wordt op volgorde van ontvangst van de aanvragen verdeeld.

Bij een akkoord ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag. Automatisch volgt daarna een werkvoorschot van 40% van het verleende subsidiebedrag. Eenmalig kan op aanvraag een tweede voorschot van maximaal 40% worden verstrekt, op basis van de al gemaakte en betaalde subsidiabele kosten.

Tijdens de looptijd gelden onder meer deze verplichtingen:

• De kosten van het project worden op eenduidige wijze in de administratie bijgehouden.
• Wijzigingen in het project worden zo spoedig mogelijk gemeld aan het SNN.
• Er wordt een korte projectbeschrijving met het embleem van de Europese Unie en vermelding van het EFRO op de website van de aanvrager geplaatst.
• Er wordt minimaal één affiche (minimaal A3-formaat) met vermelding van de steun door de Europese Unie op een voor het publiek goed zichtbare plaats opgehangen.

Na afloop van het project, uiterlijk vier weken na de realisatietermijn van 18 maanden, dien je een vaststellingsverzoek (einddeclaratie) in. Hiervoor zijn nodig: een eindverslag van de uitgevoerde werkzaamheden, getekende overeenkomst(en) met de externe deskundige(n), facturen met specificatie van de werkzaamheden naar uren, betalingsbewijzen van deze facturen, bewijsstukken van de publicatievereisten, en het ondertekeningsformulier vaststelling. Het definitieve subsidiebedrag wordt vastgesteld op basis van de daadwerkelijk gemaakte en betaalde subsidiabele kosten; vallen deze lager uit dan begroot, dan wordt de subsidie evenredig verlaagd. De subsidie kan nooit hoger zijn dan het bedrag in de verleningsbeschikking. De administratie over de projectkosten moet ten minste tien jaar na de onherroepelijke vaststelling bewaard en toegankelijk gehouden worden.