Innoveren VIA softwareontwikkeling (2021)

Onder mkb-onderneming valt een kleine, middelgrote of micro-onderneming volgens de definitie in de algemene groepsvrijstellingsverordening: minder dan 250 fte werkzaam en een jaaromzet van maximaal € 50 miljoen of een jaarlijks balanstotaal van maximaal € 43 miljoen. Voor het bepalen of een onderneming een mkb-onderneming is, wordt gekeken naar het gehele verband van ondernemingen waartoe de aanvrager behoort (moeder-, zuster- en dochterondernemingen).

De subsidie kan slechts door één onderneming worden aangevraagd; samenwerkingsprojecten zijn niet mogelijk. Eén onderneming kan niet meer dan tweemaal subsidie krijgen op grond van deze regeling.

Subsidiabele kosten:

• Het inschakelen van een onafhankelijke deskundige die is ingeschreven in een handelsregister.
• Loonkosten van onderzoekers, technici en ander ondersteunend personeel, berekend door het aantal uren te vermenigvuldigen met een uurtarief op basis van het bruto jaarloon plus 32% werkgeverslasten, plus 15% overheadkosten over dat bedrag, gedeeld door 1.720 uur (bij een 40-urige werkweek).
• Eigen arbeid (bijdrage in natura) bij het ontbreken van een dienstverband: uurtarief van € 39,00.
• Tegen kostprijs doorbelaste loonkosten van personeel van verbonden ondernemingen en partnerondernemingen, volgens dezelfde berekening.

Niet subsidiabel zijn onder meer:

• Buitenlandse reis- en verblijfkosten.
• Verrekenbare BTW.
• Kosten die niet rechtstreeks aan de activiteit toe te rekenen zijn of niet in redelijke verhouding staan tot de gestelde doelen.
• Producten of diensten die op verzoek van of specifiek voor een bepaalde klant worden ontwikkeld.
• Aanschaf van (standaard)software en het aanpassen of maatwerk van bestaande softwarepakketten.
• Activiteiten die zien op het uitbreiden van een bestaand product of dienst, of op finetunen en gebruiksvriendelijker maken (zoals optimaliseren van de gebruikerservaring, design, het vullen met gebruikersdata, of laten voldoen aan wetgeving zoals de AVG).
• Ontwikkelingen gericht op processen en ondersteunende activiteiten zoals personeel, informatisering, organisatie, financiën, administratie en middelen.
• Werkzaamheden na de proof-of-conceptfase (de eigenlijke productontwikkeling).

De subsidiabele kosten van het project bedragen in totaal minimaal € 10.000. De subsidie bedraagt maximaal € 50.000, waarbij de subsidie voor loonkosten en eigen uren samen ten hoogste € 25.000 bedraagt (kosten daarboven tellen niet mee voor de subsidie).

Bij eigen arbeid (bijdrage in natura) mag de betaalde overheidssteun aan een project niet hoger zijn dan de totale subsidiabele uitgaven exclusief de bijdragen in natura.

Het bedrag van de subsidie wordt verlaagd indien de normen van de Europese Commissie daartoe nopen. Bij toepassing van de-minimissteun geldt dat een onderneming maximaal € 300.000 aan de-minimissteun mag ontvangen over drie jaren, met afwijkende maxima voor visserij en aquacultuur (€ 30.000) en primaire productie van landbouwproducten (€ 50.000). Ontwikkeling van proof-of-concept software wordt verleend op grond van artikel 25 van de algemene groepsvrijstellingsverordening; ontwikkeling van een product of dienst dat nieuw is voor de onderneming wordt verleend onder de de-minimisverordening.

Bij de aanvraag moet in ieder geval worden meegeleverd:

• Een projectplan conform het door het SNN beschikbaar gestelde format.
• Een beknopte samenvatting van het project die gebruikt kan worden in voor een ieder toegankelijke publicaties.
• Een kopie van een bankafschrift ter verificatie van het IBAN-nummer.
• De (geconsolideerde) jaarrekening van het voorafgaande boekjaar, of bij een onderneming die korter dan drie jaar bestaat een onderbouwing (zoals een aangifte inkomstenbelasting of openingsbalans).
• Bij een verband van ondernemingen: de juridische organisatiestructuur, schematisch weergegeven, met deelnemingspercentages, aantal werknemers, jaaromzet en balanstotaal per onderneming.
• Een kopie van beschikkingen of aanvraagformulieren bij andere instanties, indien voor het project al elders subsidie is aangevraagd of verkregen.
• Offertes van deskundigen, indien kosten voor het inhuren van derden zijn begroot.
• Een verklaring de-minimissteun.
• Een verklaring financiële moeilijkheden.
• Het ondertekeningsformulier (niet nodig bij inloggen met eHerkenning).
• Een machtigingsformulier, indien de aanvraag wordt ingediend door een intermediair.
• De mkb-toets.

Documenten moeten met een fysieke handtekening (pen) worden ondertekend door de tekenbevoegde persoon of personen namens de aanvragende onderneming; een digitale handtekening is niet toegestaan. Bij inschakeling van een intermediair ondertekent deze alleen de aanvraag zelf.

Een beschikking tot subsidieverlening wordt in de regel gegeven binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag (of na afloop van de aanvraagperiode bij een tendersysteem), en binnen 22 weken indien sprake is van cofinanciering vanuit een Europees programma, extern advies wordt ingewonnen, of nader onderzoek wordt ingesteld.

Na de verleningsbeschikking wordt binnen drie weken automatisch een voorschot verstrekt van 40% van het verleende subsidiebedrag. Een tweede voorschot van maximaal 40% kan eenmalig op aanvraag worden verleend, naar evenredigheid van de gemaakte en betaalde subsidiabele kosten.

Uiterlijk vier weken na realisatie van het project wordt een aanvraag tot vaststelling ingediend, met onder meer een eindverslag, urenregistraties, loonstroken, facturen en betalingsbewijzen, en bewijs van de publicatie-eisen. Het definitieve subsidiebedrag wordt vastgesteld op basis van de gemaakte en betaalde kosten en kan nooit hoger zijn dan het in de verleningsbeschikking toegekende bedrag; vallen de kosten lager uit dan begroot, dan wordt de subsidie evenredig verlaagd.

Tijdens de looptijd geldt onder meer de verplichting om de projectkosten eenduidig in de administratie te verwerken, wijzigingen zo spoedig mogelijk te melden aan het SNN, en gedurende de projectperiode een korte projectbeschrijving met EU-embleem op de eigen website te plaatsen en ten minste één affiche (minimaal A3-formaat) met vermelding van de EU-steun op een goed zichtbare plaats te tonen. De subsidieontvanger moet de administratie over de kosten van het project ten minste tien jaar na onherroepelijke vaststelling bewaren en toegankelijk houden.